Auf dem Weg zum Paperless Office

„Große Veränderungen fangen klein an – Ressourcen schonen und nicht jede E-Mail drucken.“

Seit vielen Jahren finden wir diesen oder ähnliche Sätze in E-Mail Signaturen wieder. Im Vordergrund steht ein effizienter und schonender Umgang mit natürlichen Ressourcen. Doch nicht nur unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit verzichten zunehmend mehr Menschen auf Papier im beruflichen wie im privaten Bereich. Weitere Beweggründe könnten sein, dass man Platz sparen oder auch sein Notizzettel-Chaos beseitigen möchte.

Der Verzicht auf Papier

Was macht den Verzicht auf Papier so interessant, dass sich mehr und mehr Menschen damit auseinander setzen? Ich habe mich persönlich vor knapp einem Jahr dafür entschieden, bei meiner Arbeit komplett auf Papier zu verzichten. Mein Ziel war es, unabhängig meines Arbeitsplatzes immer Zugriff auf die wichtigsten Dokumente und Notizen zu haben. Alles was ich brauche, ist mein Laptop. Ich möchte Zeit einsparen, die ich bisher beim Durchsuchen von Aktenordnern und Ablagen verloren habe. Nun habe ich das Glück, in einem Unternehmen zu arbeiten, dass generell schon sehr stark in der digitalen Welt angekommen ist. Ausfüllen von Stundenzetteln oder Urlaubsanträgen ist hier schon längst digitalisiert und die Voraussetzungen für ein nahezu papierloses Büro geschaffen. Zudem unterstützen unsere „Clean Desk Philosophie“ und flexible Arbeitswelten mein Vorhaben dahingehend, dass ich immer gezwungen bin, meinen Platz papierlos zu hinterlassen.

Möchte man sich mit dem „Paperless Office“ vertraut machen, stößt man oft auf Beiträge, welche sich auf unterstützende Hardware wie Scanner konzentrieren oder sich mit Dokumentenverwaltungstools auseinandersetzen. Nun konzentriert sich dieser Blog vorrangig auf Themen wie Intranet oder Collaboration und nicht auf die Einführung eines papierlosen Büros. Ich glaube nämlich, dass die unternehmensweite Einführung eines papierlosen Büros erst durch ein Intranet wirklich erfolgreich werden kann. Hierbei möchte ich das Intranet als digitale Heimat in den Mittelpunkt stellen. Denn sie ist die erste Anlaufstelle der Mitarbeiter und stellt diesen durch eine auf ihn zugeschnittene Oberfläche in den Mittelpunkt.

Anwendungsbereiche

Schauen wir uns beispielsweise an, wie oftmals das Onboarding eines neuen Mitarbeiters aussieht. Dieser bekommt zu Beginn meistens einen bereits erfahrenen Kollegen zur Seite gestellt. Dieser zeigt ihm dann die wichtigsten ersten Schritte innerhalb des Unternehmens – Ansprechpartner, Arbeitstools, Workflows, etc. Ein zeitraubendes Verfahren auf beiden Seiten, das oftmals bereits auf viel Papier festgehalten ist. Ein digitalisierter Onboarding-Prozess kann dazu im Gegensatz deutlich effektiver und nachhaltiger aufgebaut sein.

Ein gutes Beispiel für eine papierlose Einarbeitung ist der spielerische Weg, welcher innerhalb der T-Systems MMS genommen wird. Hier kann der neue Mitarbeiter oder Lernende via eines digitalen Monopoly-Spiels interaktiv die wichtigsten ersten Schritte im Unternehmen allein gehen – ganz virtuell und ohne lange Einarbeitungsliste aus Papier.

Ein wichtiger Use Case – nicht nur für das Onboarding eines Mitarbeiters – ist das Wissensmanagement eines Unternehmens. Die meisten von uns kennen sicher diesen Moment, wenn man auf der Suche nach einer ganz bestimmten Information stundenlang in alten Unterlagen und vor allem an verschieden Orten suchen muss. Ein gutes digitales Wissensmanagement führt hingegen automatisch dazu, dass Informationen geordnet, zentral, nachhaltig und vor allem papierlos für Jedermann auffindbar werden. Die meisten, der auf dem Markt befindlichen Intranet-Technologien besitzen die Möglichkeit, eine Wissensdatenbank zu integrieren.

Mehr Mobile, weniger Paper

Durch die zunehmenden „Mobile First“ Ansätze der Intranet- und Collaborationtools ist es auch möglich, die sog. „Blue Collar Worker“ zu erreichen und auch ihnen die Möglichkeit eines papierfreien Arbeitsplatzes zu ermöglichen. Ein Beispiel ist hier die Drogeriekette DM, welche alle Service-Mitarbeiter in der nächsten Zeit mit einem eigenen Smartphone ausstatten will. Damit sollen die Mitarbeiter schneller erreicht werden, um neuste und wichtige Informationen zu den jeweiligen Produkten zu übermitteln. Es soll also nicht nur der Kundenservice verbessert werden, sondern auch sämtliche Kommunikation der Filialen künftig papierlos ablaufen.  Die Einführung der Technologie soll mit dem Informations- und Collaborationstool „Yammer“ von Microsoft realisiert werden.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass neben der richtigen Hardware natürlich auch die Software eine entscheidende Rolle spielt. Ein nutzerzentriertes Intranet ist ein wichtiger Baustein für die Umsetzung und Einführung eines papierlosen Arbeitsplatzes. Stehen bei der Einführung dann auch die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter im Mittelpunkt, steht einer ressourcenschonenden Zukunft des Unternehmens nichts mehr im Weg. 

Ich befinde mich persönlich übrigens auf einem guten Weg, auch wenn ich manchmal in schwachen Momenten meine Gedanken doch noch auf einem Notizzettel verewige. Dennoch ist dieser dann spätestens zum Feierabend digitalisiert – denn mein Arbeitsplatz muss ja papierlos hinterlassen werden.

Wer sich weiter mit der Thematik befassen will, dem empfehle ich die Paperless-pioneers Community mit dem Motto „Scan Hard - work Smart“.

Titelbild: Photo by Jesus Kiteque on Unsplash