Enterprise Messaging im Test – Facebook Workplace

Die Veröffentlichung des Whitepapers „Enterprise Messaging – Ein WhatsApp für Unternehmen?“ rückt immer näher. Letzte Woche haben wir Circuit und Microsoft Teams unter die Lupe genommen. In unserem letzten Test steht im Fokus: Facebook Workplace. Die unternehmerische „kleine Schwester“ des mächtigen Social Networks bietet eine Plattform für Unternehmen zur Verknüpfung, Kommunikation und Kollaboration aller relevanten Inhalte, die dann mit den bekannten Facebook Features organisiert werden können. Bis zum Rollout im Oktober 2016 hatten bereits über 1.000 Unternehmen weltweit in einer geschlossenen Beta-Phase Zugriff auf Facebook Workplace. Wir testeten in diesem Zusammenhang die Beta- aber auch die Vollversion.

It's an app, but I think about it more as a way of running a company.
(Mark Zuckerberg, 2016)

 

Funktionalitäten

Für die Business-Anwendung wurden eigene Websites als auch Apps programmiert, die ausschließlich zur Nutzung im Unternehmen ausgelegt sind und sich vom herkömmlichen Facebook abgrenzen. Der zu erstellende Account steht in keiner Verbindung mit dem privaten Facebook-Account und ist auch nicht auf einen solchen angewiesen. Um Workplace nutzen zu können, muss man sich zunächst mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse bewerben und weitere Details zum Unternehmen angeben. Das Vertriebsteam von Workplace meldet sich dann zurück, ermittelt die Bedürfnisse deines Unternehmens und bietet Unterstützung bei der Einführung.

Und dann kann es losgehen. Die Abgrenzung zum privaten Facebook wird in der Benutzeroberfläche auf den ersten Blick farblich umgesetzt – denn gegenüber dem einprägsamen blau, kommt das Business Social Network in einem schlichten grau daher. Auffällig ist auch, dass die lästigen Werbeanzeigen aus der rechten Spalte getilgt wurden und sich für Workplace dadurch eine noch bessere Übersichtlichkeit ergibt.

Ansonsten ist die Benutzeroberfläche genau so aufgebaut wie das Customer Facebook und bietet dem Nutzer die hinlänglich bekannten Funktionen wie News Feed, Gruppen, Events, Chat und Live-Videos.

 

Worin unterscheidet sich Workplace dann zur Customer Version von Facebook?

Anstatt mit seinen Freunden zu kommunizieren, kann man mit Workplace in einer unbegrenzten Anzahl an Team- und Projektgruppen mit Arbeitskollegen und Partnern interagieren. Die Gruppen bieten dafür einen unbegrenzten Speicher für Dateien, Fotos oder Videos und erlauben es, eine unkomplizierte Schnittstelle zur unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit herzustellen. Die dafür verwendeten Multi Company Groups stehen wohl kurz vor dem Rollout. Erweiterte Enterprise-Features sind ein Single Sign-On, 1:1 Support für Administratoren und Analytics-Funktionen. Außerdem bleibt das Unternehmen zu jeder Zeit Eigentümer aller Inhalte, die ihre Mitarbeiter auf Workplace posten oder hochladen.

Facebook Workplace kann im Browser und als App für Android und iOS genutzt werden. Um den sogenannten Work Chat, der dieselben Funktionen wie der bekannte Messenger erfüllt, auch mobil nutzen zu können, muss man genau wie bei der Nutzung des Customer Facebook eine weitere App herunterladen.

Begrenzt sind aktuell die Möglichkeiten für Telefon- und Videokonferenzen innerhalb von Gruppen oder im Work Chat. Zwar kann man mit Gruppenmitgliedern Beiträge, Fotos, Videos und Dateien teilen, allerdings ist die Funktion, alle Mitglieder einer Gruppe per Audio- und Videoanruf zu erreichen, vom Endgerät abhängig. In der Browseranwendung kann man lediglich in Konversationen mit einem einzigen Kollegen Sprach- und Videoanrufe starten. Und das auch nur, wenn der entsprechende Kollege gerade in Workplace aktiv ist.  Sobald der Konversation mehr als zwei Mitglieder angehören, beschränken sich die Möglichkeiten im Browser auf herkömmliche Chat-Funktionen. Auch ein Screen-Sharing ist nicht möglich. In der Workchat App kann man Sprachanrufe bereits in Konversationen mit beliebig vielen Teilnehmern starten. Videokonferenzen mit mehreren Kollegen sind aber auch dort nicht möglich. Andere Tools wie Circuit oder Microsoft Teams sind in dieser Hinsicht weitaus flexibler.

Natürlich hat Facebook auch seine neueste Innovation der Live Videos in Workplace eingebaut und bietet somit eine Möglichkeit der einseitigen Videokommunikation. Nutzer können in sämtlichen Gruppen ein Live Video starten, das dann nach Beendigung auch On-Demand zur Verfügung steht. Kollegen können während des Videos einzig per Kommentarfunktion auf das Video reagieren. Eine Videokonferenz kann dadurch also keineswegs ersetzt werden. Außerdem ist auch diese Funktion derzeit ausschließlich in der Workplace App anwendbar.

Insgesamt ist uns aufgefallen, dass die Verknüpfung zwischen Collaboration und Communication, also zwischen Team- und Projektgruppen aus Workplace und dem Work Chat komplett fehlt. Inhalte, die während einer Konversation im Work Chat geteilt oder besprochen werden, sind im Nachhinein auch nur innerhalb dieser verfügbar und müssten händisch in die Gruppen übertragen werden.

 

Integrationsmöglichkeiten und Bots

Eine SSO-Integration mit Identity Providern wie G Suite, Okta, OneLogin, Ping oder Windows Azure AD ist möglich. Ansonsten ist Facebook Workplace auf die beschriebenen, internen Facebook-Funktionalitäten limitiert.

 

Hosting

Facebook verspricht, die Daten von Workplace nicht an Werbetreibende auszuliefern oder mit den bestehenden Daten von privaten Facebook-Accounts zu verknüpfen. Die Hosting-Praktiken von Workplace würden zudem regelmäßig von Dritten überwacht. Wichtig ist, dass entgegen der Customer-Version sämtliche Inhalte, die von Mitarbeitern gepostet oder hochgeladen werden, Eigentum des Unternehmens bleiben.

All das ändert allerdings nichts an der Tatsache, dass es sich bei Facebook Inc. um ein US-amerikanisches Unternehmen handelt, welches seine Server in den USA betreibt. Für viele Unternehmen dürfte die Nutzung folglich problematisch sein, da es keine On-Premise-Version gibt und man sich auf Facebook verlassen muss.

 

Preismodell

Die Preise für Facebook Workplace richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter. Für bis zu 1.000 Angestellte zahlt man drei US-Dollar pro Person im Monat. Zwischen 1.001 und 10.000 Mitarbeitern liegt der Preis bei zwei US-Dollar, ab mehr als 10.000 Mitarbeitern, sinkt er auf einen US-Dollar pro Nutzer im Monat. Außerdem gibt es eine kostenlose Testversion, die man drei Monate lang nutzen kann. Für Non-Profit Organisationen und Bildungseinrichtungen ist die Nutzung sogar gänzlich kostenfrei.

Weitere Vorteile des flexiblen Preismodells sind, dass es keine Mindestlaufzeit gibt und man an keine langfristigen Verträge gebunden ist. Außerdem bezahlt man ausschließlich für diejenigen Mitarbeiter, die im jeweiligen Monat auch wirklich aktiv gewesen sind. Ein registrierter, aber inaktiver Nutzer ist also ebenfalls kostenlos.  

 

Fazit

Den größten Pluspunkt erntet Facebook Workplace logischerweise bei der Usability. Die gesamte Anwendungsumgebung sowie alle Features basieren auf der hinlänglich bekannten Customer-Version, was bei der Einführung in die unternehmensinterne Arbeit sämtliches Training oder Eingewöhnungszeit erübrigt.

Zur teaminternen Kollaboration und zur grundsätzlichen Unternehmenskommunikation eignet sich Workplace folglich sehr gut. Zu den Funktionalitäten muss man aber festhalten, dass diese aktuell noch zu sehr limitiert sind, als dass man die Arbeit an einem bestimmten Projekt ausschließlich über Workplace organisieren könnte. Vor allem die nicht ohne Einschränkung zur Verfügung stehenden Audio- und Videokonferenzen, die fehlenden Schnittstellen zwischen Workplace-Gruppen und dem Work Chat sowie die Endgeräte-abhängigen Features, lassen die Anwendung gegenüber der Konkurrenz schwächeln. Bis auf die angekündigten Multi Company Groups ist noch nichts über mögliche Erweiterungen bekannt. Für viele Unternehmen dürfte es zudem problematisch sein, dass es keine On-Premise-Version gibt und sich Firmen in Sachen Datensicherheit auf Facebook verlassen müssen.

Von der Maßgabe Mark Zuckerbergs, die Anwendung sei nicht nur eine App, sondern vielmehr eine Möglichkeit, ein Unternehmen zu führen, ist man sicherlich noch etwas entfernt. Dennoch bringt Facebook mit Workplace ein potenzielles Schwergewicht auf den Markt, das den ambitionierten Enterprise Messaging Tools wie Slack in Zukunft Konkurrenz machen wird.

 

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