Enterprise Messaging im Test – HipChat

Enterprise Messaging gewinnt in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Mitarbeiter kommunizieren offiziell oder informell mit Hilfe von verschiedenen Messenger-Tools untereinander, aber auch vermehrt mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder direkt mit Kunden. Das Ganze passiert natürlich möglichst überall und on the go – am PC, am Tablet oder auf dem Smartphone.

In diesem Zusammenhang springen immer mehr deutsche Unternehmen auf diesen mobilen Zug auf. Das bestätigt auch eine aktuelle Adobe-Studie zu Enterprise-Mobile-Apps verblüffend deutlich. Unter den 250 befragten Deutschen Managern aus den Bereichen Personalführung, Verkauf und Marketing, gaben 75% der Befragten preis, dass Sie Mobile-Enterprise-Apps nutzen. Eine beeindruckende Zahl, wenn man bedenkt, dass das doch als eher bürokratisch und konservativ abgestempelte Deutschland sich vor USA und Großbritannien auf Platz drei hinter Indien und China platziert.

Doch was können diese Enterprise Messaging Tools wirklich? In unserem im November erscheinenden Whitepaper „Enterprise Messaging – Was kann das berufliche WhatsApp wirklich“ untersuchen wir sieben verschiedene Tools auf Herz und Nieren. Hierbei beleuchten wir entsprechende Anwendungsgebiete und Features der einzelnen Tools sowie deren Integrationsmöglichkeiten. Als Vorgeschmack auf das Ende November erscheinende Whitepaper stellen wir wöchentlich bereits ein Tool genauer vor. Diese Woche im Fokus: HipChat. Für diesen Test stand uns die 30-tägig kostenfreie HipChat-Plus-Variante zur Verfügung.

 

 

Funktionalitäten

HipChat ist ein modernes Team Collaboration Tool mit Fokus auf Audio- und Videokommunikation, das von dem australischen Softwarehersteller Atlassian entwickelt wird. Das Messaging Tool ermöglicht auf einfache Art und Weise, Ideen und Dateien mit Kollegen privat oder in Gruppen-Chaträumen auszutauschen. In diesen virtuellen Räumen können einzelne Personen, Teams und ganze Abteilungen miteinander kommunizieren. Die Einbindung von externen Personen wie Kunden oder Partner ist über einen Gastzugang ebenso problemlos möglich. Wie bei WhatsApp speichert das Tool hierbei sämtliche Gesprächsverläufe, sodass man problemlos in Diskussionen einsteigen bzw. diese nachverfolgen kann.

Für hohe Mobilität und Echtzeit-Kommunikation ist bei HipChat gesorgt. Das Tool kann entweder in der Weboberfläche im Browser, in Desktop-Clients für Windows, Mac OS oder Linux und auf allen gängigen iOS- und Android-Smartphones als Mobile App genutzt werden. Hierzu meldet man sich bequem mit seinen entsprechenden Zugangsdaten an und hat auf alle Chats und Dokumente ubiquitär Zugriff.

In unserem Test haben wir alle Oberflächen auf Ihre Usability getestet und sind positiv von der Übersichtlichkeit, einfachen Handhabung und synchronen Arbeitsweise überrascht.

 

Als eines der zentralen Features ist sicherlich das Videokonferenz- und Screen-Sharing-Tool hervorzuheben. In der Desktop-App konnten wir leider weder ad-hoc eine Videokonferenz herstellen, noch war das Screensharing-Tool sichtbar. Dies könnte sicherlich damit zusammenhängen, dass wir die kostenlose Probeversion für 30 Tage testeten bzw. etwaige systeminterne Restriktionen unsererseits behoben werden müssen.

Was uns ebenfalls fehlte, ist die Möglichkeit in der Mobile App Kontakte bzw. Locations zu teilen. Ebenso wenig ist eine Like-Funktion integriert, welche allerdings beim „Instant-Messaging“ nicht schwer ins Gewicht fallen sollte.

 

Integrationsmöglichkeiten

HipChat bietet bereits in der kostenfreien Version eine Vielzahl von möglichen Tool-Erweiterungen an. Insbesondere für Unternehmen, die bereits Atlassian Produkte wie zum Beispiel Confluence oder Jira im Einsatz haben, ist HipChat sicherlich eine attraktive Wahl. Änderungen an bestehenden Dokumenten oder Projekten werden automatisch in den Chat-Räumen von HipChat abgebildet. Die Integrationen lassen sich kinderleicht über den Web-Browser aufrufen und installieren. Die Bandbreite der Integrationen ist groß - Konnektoren zu u. a. Google Calendar, Trello, Dropbox oder auch Facebook und Twitter können problemlos eingebettet werden.

 

Bots

Als eines der Hype-Themen der aktuellen digitalen Sphären, haben wir HipChat ebenfalls auf potentielle Bot-Integrationen, sprich die automatisierte Übernahme von sich wiederholenden Aufgaben durch ein Computerprogramm, getestet.

Der Nutzer kann sich auch hier der Integration mehrerer Bots erfreuen. Beispielsweise bietet der Translation Bot automatische Übersetzungsvorschläge von Texten. Der Mailroom Bot kreiert eine eigenständige Mailadresse für einen bestimmten Chat-Room, wodurch das direkte Weiterleiten von wichtigen E-Mails aus dem Outlook-Postfach ermöglicht wird. Ein weiterer spannender Bot ist der Meekan Scheduling Assistant. Meekan kann im Chat-Room angesprochen werden und ermittelt die optimale Zeit für ein Meeting der Gruppenmitglieder, indem er die Kalendar der einzelnen Teilnehmer auf freie Zeitslots durchsucht. Ein ChatBot ist ebenfalls integriert, auch wenn der @HipChat Bot noch in seinen Kinderschuhen steckt und wenig adäquate Antworten parat hat.

Anzumerken hierbei ist, dass in der kostenlose Variante nicht alle Funktionalitäten der Bots freigeschalten werden.

 

 

Hosting

Auch hier gibt es erfreuliche Nachrichten zu vermelden. HipChat lässt sich auf den eigenen Servern als open archive (OVA) oder Amazon Machine Image (AMI) hosten. Weitere Informationen zum Hosting finden Sie hier.

 

Preismodell

HipChat basiert auf dem Freemium-Model. Die HipChat-Basic-Version steht mit einfachen Text-Chats und limitiertem Speicherplatz für Dateien (5 GB) kostenlos zur Verfügung. Die Nachrichten-Historie ist auf 25.000 beschränkt, die Integrationsmöglichkeiten jedoch unbegrenzt. Für Video-Gruppentelefonie sowie Screensharing-Funktion und unbegrenztem Speicherplatz bzw. Nachrichtenhistorie müssen 2 $ pro Nutzer im Monat gezahlt werden.

 

 

Fazit

So wie es der Name bereits impliziert, ist dieses Enterprise Messaging sehr hip! Bewusst wird auf eine einfache und übersichtliche Bedienung Wert gelegt, welche „Real-Time“-Kommunikation innerhalb der Gruppen steigern soll. Der hohe Mobilitätsfaktor, ob am PC oder „on the go“, unsterstützt diese Intention. Neben den Standardfunktionen des privaten bzw. Gruppenchats, werden zusätzlich ein attraktives Videokonferenz-Tool mit Screensharing-Möglichkeit (wenn es dann funktioniert) angeboten. Berücksichtigt man dann auch noch die vielfältigen Integrationsmöglichkeiten, ist HipChat ein attraktives Tool zu einem sehr attraktiven Preis. Insbesondere wenn man bereits Anwendungen wie Confluence und Jira von Atlessian nutzt.

In der nächsten Woche wird als nächstes Tool Slack vorgestellt. Im weiteren Verlauf werden wir noch Mattermost, Teamwire, Yammer, Skype for Business, Facebook Workplace und Circuit unter die Lupe nehmen, bevor wir dann in unserem abschließenden Whitepaper einen allumfassenden Vergleich aufstellen werden.

 

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