Enterprise Messaging im Test - Slack

Enterprise Messaging gewinnt in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Mitarbeiter kommunizieren offiziell oder informell mit Hilfe von verschiedenen Messenger Tools untereinander, aber auch vermehrt mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder direkt mit Kunden. Das Ganze natürlich möglichst überall und on the go – am PC, am Tablet oder auf dem Smartphone.

Doch was können diese Enterprise Messaging Tools wirklich und für welche Anwendungsszenarien sind sie geeignet? Dieser Frage gehen wir In unserem Whitepaper „Enterprise Messaging – Was kann das berufliche WhatsApp wirklich“ auf die Spur und untersuchen acht verschiedene Tools auf Herz und Nieren. Als Vorgeschmack auf das Ende November erscheinende Whitepaper, stellen wir wöchentlich ein Tool genauer vor. Letzte Woche haben wir bereits HipChat unter die Lupe genommen. Diese Woche im Fokus: Slack – ein Tool, das für den Hype rund um das Enterprise Messaging mitverantwortlich ist, war es doch eines der ersten auf dem Markt. Für diesen Test stand uns die kostenfreie Slack-Free-Version zur Verfügung.

 

Funktionalitäten

Slack, das von dem gleichnamigen kalifornischen Unternehmen betriebene digitale Kommunikationstool, ermöglicht es kleineren und mittelständischen Unternehmen alle geschäftsrelevanten Diskussionen zentral an einem Ort online zu verwalten und durchzuführen. Der Nutzer kann sich sogenannte Channels anlegen zur projektinternen Zusammenarbeit oder direkte Nachrichten an bestimmte Personen verschicken. In diesen Channels können Nutzer des Teams – ob intern oder extern – an Projekten gemeinsam arbeiten, klassische Chat-Funktionen nutzen oder Dateien, Bilder und Dokumente teilen. Die Dateien können direkt in der Anwendung betrachtet werden und durch ein direktes Kommentieren bzw. Setzen von bestimmten Emojis bewertet werden. Ein Teilen bzw. Favorisieren der Datei ist ebenso möglich. Sollte der Chat für eine Lösungsfindung nicht ausreichen, können Nutzer aus der Anwendung heraus direkt angerufen werden – in der kostenpflichtigen Version ebenfalls als Gruppenanruf.

In Zeiten, in denen ständige Erreichbarkeit vorausgesetzt wird, ist die Snooze-Funktion ein schönes Feature, um nicht gestört zu werden. Dazu trägt ebenfalls die individuelle Steuerung von Push-Notifications bei, beispielsweise nur bei Verwendung vordefinierter Keywords/Hashtags. Eine geräteübergreifende Verfügbarkeit aller Nachrichten und Dokumente, das A und O vom Enterprise Messaging, ist bei Slack ebenfalls gegeben – und das Ganze natürlich in Echtzeit. So kann Slack nicht nur in jedem beliebigen Browser verwendet werden, sondern auch per Desktop-Client für Linux, Mac und Windows und per Mobile-App für iOS, Blackberry, Android und Windows (hier noch in der Beta-Version).

 

In Sachen Usability und Handling gefiel uns insbesondere der schnelle Registrierungsprozess, die einfache und nutzerfreundliche Bedienung sowie das schlicht gehaltene, aber sehr ansprechende Design. Wie bei HipChat fehlte uns leider die Möglichkeit des Kalender- bzw. Locationsharings, welche durch etwaige Integrationen aber behoben werden sollten. Eine Beeinträchtigung, die es zu erwähnen gilt, ist die Tatsache, dass aktuell nur teamintern kommuniziert werden kann. Obwohl beliebig viele Teams angelegt werden können, besitzen diese aktuell nicht die Möglichkeit, untereinander zu kommunizieren. Eine Lösung hat Slack diesbezüglich allerdings schon auf der Roadmap vorgesehen. Die Version „Slack for Enterprise“ soll bald erhätlich sein, die eine unternehmensübergreifende Kommunikation zwischen verschiedenen Teams ermöglichen soll.

 

Integrationsmöglichkeiten

Die Integrationsmöglichkeiten von Slack sind ähnlich wie bei HipChat vielfältig. Anwendungen wie Asana, Dropbox, RSS-Feeds, Skype, Trello, Twitter oder Zendesk können problemlos integriert werden. Sämtliche Aktivitäten, die in den anderen Anwedungen stattfinden, werden von Slack entweder in einem einheitlichen News-Feed dargestellt oder die Anwendung wie beispielsweise Skype kann aus der Anwendung heraus gestartet werden. Alle Diskussionskanäle und wichtigen Dokumente bzw. Anwendungen können zentral an einem Ort zusammengeführt werden. Eine Übersicht aller App-Integrationen finden Sie hier. Positiv aufgefallen ist uns die sehr einfache und gezielte Einbindung der Anwendungen für einzelne Kanäle. Innerhalb von wenigen Sekunden steht die gewünschte Konnektion zur Verfügung, ohne dabei auf tiefgreifende IT-Kenntnisse zurückgreifen zu müssen.

 

Bots

Bei den App-Integrationsmöglichkeiten sticht gesondert die Vielzahl der Bots heraus, die in entsprechende Konversationen eingebettet werden können. Slackbot ist ein klassischer ChatBot, der ab dem ersten Log-In-Prozess Rede und Antwort steht, auch wenn zurzeit noch begrenzt. Ein schöner Mehrwert unserer Meinung nach ist die Möglichkeit, diesen ChatBot individuell zu erweitern und ihn bei seinem Lernprozess zu unterstützen. So können Fragen bzw. Stichwörter eingegeben werden, auf die man dann entsprechende Antworten konfigurieren kann. So könnte zum Beispiel der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter gesteuert werden.

Alternativ stehen ähnlich wie bei HipChat Bots zur Verfügung, die das alltägliche Arbeiten vereinfachen und Routine-Aufgaben übernehmen können. So können Termine kanalintern koordiniert oder Flüge gesucht werden. Ferner gibt es unter anderem auch gezielt für Marketing- und Sales-Teams ausgerichtete Bots, die durch die Konnektivität mit bestimmten Systemen wie beispielsweise Google Analytics gezielte Antworten geben können. Der Bot wird einfach in dem Chat-Fenster angesprochen und kann in etwa den organischen Wachstum eigener Seiten analysieren und darstellen.

Die Notwendigkeit bzw. Funktionalität einiger Bots ist auch hier mit Vorsicht zu genießen. Dennoch können einige Tools, nach einer gewissen Einarbeitungszeit wie unser Test zeigte, durchaus hilfreich sein.

 

Hosting

Die Server von Slack sind in Amazons AWS-Daten-Center in den USA in Virginia und Oregon gehostet. Dieser Standort könnte sicherlich dem einen oder anderen Unternehmen in Bezug auf Datensicherung Kopfschmerzen bereiten. Hierzu bietet Slack in den kostenpflichtigen Optionen eine deutliche höhere Bandbreite an Sicherheitsstandards an. Detaillierte Zugangs-Log-Ins der Nutzer, eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung ebenso wie Single-Sign-Ons wird in den bezahlten Slack-Optionen angeboten. Darüber hinaus hat der Kunde die Möglichkeit, die Speicherdauer der Nutzerdaten und Nachrichten individuell festzulegen.

 

Preismodell

Slack ist aktuell in drei verschiedenen Modellen verfügbar. Obwohl in der kostenlosen „Free“-Version unbegrenzt viele Nutzer dem Team hinzugefügt werden können, ist die Erweiterbarkeit der Anwendungen mit Apps und Services auf zehn beschränkt. Ferner können lediglich 10.000 Nachrichten und fünf GB Datenvolumen im Team gespeichert werden. Die „Standard“-Variante bietet diesbezüglich keine Einschränkungen und gewährt zehn GB Datenspeicherung pro Teammitglied bei Kosten von 8 $ pro Nutzer im Monat. Die „Plus“-Variante für 15 $ pro Nutzer im Monat wartet mit 20 GB Datenspeicherung pro Nutzer, verbesserten Sicherheitsstandards und bevorzugtem Kundensupport auf.

Ein kundeorientierter Service ist das Zahlen „pro aktiver Nutzer“. Slack rechnet lediglich die Zahl derjenigen Nutzer ab, die sich über gegebenem Zeitraum aktiv in der Anwendung betätigt haben, sprich man zahlt de facto nicht für passive Nutzer. Sollte beispielsweise ein aktiver Nutzer zu einem passiven Nutzer konvergieren, wird dem Kundenkonto ein Guthaben zugeschrieben, das beim Hinzufügen neuer Nutzer gegengerechnet wird. In diesem Zusammenhang gilt es allerdings noch genauer zu spezifizieren, wie die Zeitperiode der inaktiven Nutzung definiert wird.

 

 

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass bei Slack ganz klar das Projekt im Fokus steht und nicht einzelne Firmen oder Abteilungen. Eine schnelle, direkte und effiziente Kommunikation, die im Outlook nicht stattfinden kann, ist mit Slack gegeben. Sobald der Channel-Ansatz einmal verstanden wurde, ist es einfach, ubiquitär und intuitiv zu bedienen und weist eine Vielzahl attraktiver Integrationsmöglichkeiten.

Dennoch richtet sich Slack in seiner aktuellen Version vorzüglich an kleinere und mittlere Unternehmen, da eine teamübergreifende Kommunikation gegenwertig noch nicht möglich ist. Die kostenfreie Version der Anwendung ist ebenfalls für größere Unernehmern nicht langfristig vertretbar, da zum einen Integrationsmöglichkeiten und zum anderen Sicherheitsstandards begrenzt sind. Ferner ist sicherlich als kritisch anzumerken, dass geschäftliche Inhalte auf einer amerikanischen Cloud platziert werden. In diesem Rahmen sollte man sich bewusst sein, für welchen expliziten Zweck Slack unternehmensintern eingesetzt werden soll und wie unternehmenskritisch die besprochenen Inhalte wirklich sind. Wer in diesem Zusammenhang auf eine selbst gehostete Variante setzen möchte und diese selbst beliebig weiterentwickeln möchte, dem legen wir nächste Woche den Test zu der Open-Source-Lösung Mattermost nahe.

 

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