Next Level Enterprise Messaging: Cisco Spark

Enterprise Messaging war ein großes Trendthema des Jahres 2017. Das Interesse von kleinen wie großen Unternehmen an der stetig wachsenden Zahl an Lösungen scheint nach wie vor immens und wird uns auch in den kommenden Jahren beschäftigen. Neue Hersteller ergründen den Markt, bestehende Enterprise Messenger werden - meist um Kollaborationsmöglichkeiten - weiterentwickelt und das Angebot wird immer bunter.

Um dieser Dynamik gerecht zu werden, möchten wir mit dieser Blogreihe an unser erstes Whitepaper „Enterprise Messaging - WhatsApp für Unternehmen?“ anknüpfen und ein umfassendes Update zur aktuellen Marktsituation von Enterprise Messaging geben. Als Ergebnis dieser Arbeit werden wir Anfang des Jahres 2018 eine Neuauflage unseres Whitepapers veröffentlichen, das neben einer neuen Evaluierung anhand von Use Cases zudem eine Reihe an interessanten Customer Success Stories mit verschiedenen Messengern enthalten wird.

 

Heute stellen wir unsere Erfahrungen mit dem Enterprise Messaging- und Collaboration-Tool aus dem Hause Cisco vor. Mit Cisco Spark versucht man durch starke Fokussierung auf individuelle technische Lösunsansätze, Security Standards und intelligente API's  herauszustechen. Das US-amerikanische Telekommunikationsunternehmen hat sein Messaging Tool, das sowohl im Browser als auch via Desktop und Mobile App verfügbar ist, mit einer Fülle an Funktionen versehen und möchte es in direkte Konkurrenz zu Microsoft Teams platzieren. Nebenher entwickelt man, entsprechend der in 21 Sprachen verfügbaren Software, auch die passende Hardware - setzt diese aber nicht für den Applikationseinsatz voraus.

 

Funktionalitäten

Bei der ersten Nutzung Sparks wird klar, dass die Anwendung für Minimalismus, Einfachheit und modernes Design steht. Dadurch ist die Nutzung von Beginn an intuitiv und einfach bedienbar.

Für zusätzliche Übersichtlichkeit können in einzelnen Bereichen weitere Untergruppen für Projekte erstellt werden, wodurch eine übersichtliche Zusammenarbeit und ein unternehmensnaher Strukturaufbau mit einzelnen Projektbereichen realisiert werden kann. Innerhalb der Bereiche können in unbegrenzt großen Teams, als auch in Direktkonversationen, neben der Nutzung der Chatfunktion auch Dokumente, Bilder und Videos geteilt werden. Ebenso sind Audio-Calls mit maximal 200 Teilnehmern und Videotelefonate limitiert auf 25 Nutzer inklusive Screen-Sharing möglich. Die Integration des Google- oder des Outlook-Kalenders geht schnell, kann aber lediglich deren Eintragungen abbilden und nicht bidirektional synchronisieren.

Ein cleveres Feature für Meetings stellt die Whiteboarding-Funktion dar. In dem Modus kann ein digitales Whiteboard aufgerufen, mit anderen Nutzern geteilt und via Interactive-Drawing gemeinsam daran gearbeitet werden. Noch komfortabler können diese Funktionen mithilfe der eigens entwickelten Hardware, dem Spark Board, ausgereizt werden. Bezüglich der Werkzeug-Vielfalt sowie der Software-Unterstützung zur Begradigung gezeichneter Inhalte weist die Funktion jedoch etwas Verbesserungsbedarf auf, damit sie auch vor Kunden professionell genutzt werden kann.

Auch das Fehlen einer threaded conversation schränkt das Skalierungspotential und die Schlankheit des Tools weiter ein. Dafür legte Cisco großen Wert auf die Optimierung der Suchfunktion von Spark, um Kontakte, Dokumente, Whiteboards und Textinformationen, die im Verlauf verschwunden sind, zügig wiederfinden zu können.

 

Integrationsmöglichkeiten

Der Anbieter versteht sich mit „Cisco for Developers“ als offene sowie optimierte Schnittstelle für Entwickler und vereinfacht dies durch gelungene APIs. Diese sind gemeinsam mit den Software Development Kits öffentlich auf der Website von Cisco einsehbar. Die Range an Anwendungsverknüpfungen, die out of the box verfügbar sind, ist bereits im kostenlosen Modus immens. Von Jira bis Google Docs über Asana hin zu Stripe - der Einbettung zusätzlicher Plugins sind kaum Grenzen gesetzt.

 

Bots

Spark bietet zudem auch einige schnell integrierbare Bots. Der Customer Service Chatbot ist beispielsweise für die Lösung von simplen Anfragen zur Funktionsweise der Software ausgelegt. Darüber hinaus kann das Onboarding und simple Prozesse mit Systemabfragen mit dem Helpdesk-Bot erleichtert werden. Entwickelt durch „Stack8“ können jegliche Bots entsprechend markeneigener Ansprüche angepasst und das Cisco-Framework erweitert werden. Selbstständig können im B2B-Bereich weitere Bots und Plugins entwickelt und innerhalb des App-Marketplace Ciscos lizenziert vertrieben werden, wodurch sich Möglichkeiten für neue Business-Konzepte ergeben.

 

Hosting und Pricing

Cisco Spark ist dank des Hybrid Service einerseits Cloud-basiert als auch in Verbindung mit bestehenden Netzwerksystemen On-Premise nutzbar. Allerdings stellt der cloudbasierte Ansatz für deutsche Unternehmen einen möglichen Datenschutzkonflikt dar, weil die Beherbergung der Services auf weltweit verteilten Servern erfolgt. Zwar liegen Medien-Services meist auf regionalen Servern, doch besonders das Key Management ist auf amerikanischen Servern platziert.

Dahingehend plant Cisco innerhalb des nächsten Jahres die Etablierung der „Global Availability“, wodurch Unternehmen selbstständig eigene regionale Server für den kompletten Content-Storage nutzen können und sich mehr dem GDPR (Global Data Protection Regulation) und EU-Datenrecht anpassen. Durch den Einsatz einer AES256-GCM Kodierung verwendet Cisco bereits die modernste und sicherste Verschlüsselungsmethode innerhalb seiner Dienste.

Für die Basisfunktionen stellt Cisco einen kostenlosen Zugang für Spark zur Verfügung. Detaillierte Einstellungen der Administratoren- und Zugriffsrechte, umfassende Kommunikations-Services und die Organisation der Teamstrukturen im Backend sind hingegen nur in den kostenpflichtigen Paketen verfügbar. Cisco staffelt das Spark-Portfolio allgemein in „Named User Lizenzierungen“ und „Flex Plan Enterprise Lizenzierungen“. Ersteres stellt eine rein Cloud-basierte Einzelplatz-Lizenzierung dar, die sich besonders für kleinere Unternehmen lohnt. Innerhalb des Angebotes wird für explizit fest aufgeführten User pro Monat gezahlt. Bei allen Buchungsoptionen wird zwischen den technologisch unterschiedlich umfangreichen Produkten „M1 Plus“ und „M3 Prämie“ unterschieden.

 

Fazit

Zum jetzigen Zeitpunkt punktet Cisco Spark eindeutig durch das Design und die damit verbundene Einfachheit, den hohen Verschlüsselungsstandard, die fortschrittlichen Compliance-Richtlinien und eine intelligente Applikation die viele Funktionen vereint. Da sich Spark innerhalb der Anwendung eindeutig auf den direkten Kommunikationsaustausch fokussiert und geräteunabhängig genutzt werden kann, ist die Usability und User-Experience dauerhaft überzeugend.

Trotzdessen hinterlässt das Tool minimale Mängel. Das Bewerten und das gesonderte threadbasierte Kommentieren einzelner Beiträge sind in den Chats leider nicht möglich, wodurch das Potential des Tools nicht komplett ausgereizt wurde. Dies begrenzt die Skalierbarkeit des Tools im Einsatz, da größere Gruppenkonversationen schnell überladen wirken und dies kontraproduktiv für Großunternehmen sein könnte. Andererseits unterstützt die eigens entwickelte innovative Hardware Ciscos den Komfort der gegenseitigen Zusammenarbeit, was wiederum für die Zielgruppe großer Unternehmen eine attraktive Lösung darstellt. Eine wirklich kollaborative, gemeinsame Arbeit an Dokumenten funktioniert bisher nicht, wird aber zumindest durch die Whiteboarding-Funktion und das simple Teilen jeglicher Inhalte im Ansatz schon gestützt. Leider ist das Preisschema relativ undurchsichtig und genaue preisliche Auskünfte selbstständig schwer kalkulierbar. 

Allgemein gilt Spark als ein hochpreisiges Kommunikationstool am Markt, kompensiert dies aber erfolgreich durch die Intelligenz, das Design und die Sicherheit der Applikation. Somit kann Cisco Spark in unseren Augen einwandfrei als zentrale Messaging-Umgebung in verschiedensten Unternehmensgrößen fungieren und zudem mit seinen zusätzlichen Features eine wertvolle Basis für Projektmanagement als auch den Vertrieb sein.