Next Level Enterprise Messaging: SIMSme Business

Enterprise Messaging war ein großes Trendthema des Jahres 2017. Das Interesse von kleinen wie großen Unternehmen an der stetig wachsenden Zahl an Lösungen scheint nach wie vor immens und wird uns auch in den kommenden Jahren beschäftigen. Neue Hersteller ergründen den Markt, bestehende Enterprise Messenger werden - meist um Kollaborationsmöglichkeiten - weiterentwickelt und das Angebot wird immer bunter.

Um dieser Dynamik gerecht zu werden, möchten wir mit dieser Blogreihe an unser erstes Whitepaper „Enterprise Messaging - WhatsApp für Unternehmen?“ anknüpfen und ein umfassendes Update zur aktuellen Marktsituation von Enterprise Messaging geben. Als Ergebnis dieser Arbeit werden wir Anfang des Jahres 2018 eine Neuauflage unseres Whitepapers veröffentlichen, das neben einer neuen Evaluierung anhand von Use Cases zudem eine Reihe an interessanten Customer Success Stories mit verschiedenen Messengern enthalten wird.

SIMSme Business

Die Deutsche Post AG hat im September 2016 eine Enterprise Version seines Mobile Secure Instant Messengers SIMSme gelauncht: den SIMSme Business Messenger. Der Fokus des Tools liegt auf modernen Anforderungen des Enterprise Messaging, individuellen Steuerungsmöglichkeiten und hohen Sicherheitsstandards gemäß deutscher Datenschutzkonformität.

Agile Echtzeit-Kommunikation wie mit WhatsApp, Snapchat & Co.

Die Business-Version ist mittlerweile in zwölf Sprachen verfügbar und bietet den Mitarbeitern im Unternehmen alle Vorteile eines klassischen Messengers, der mit seinen Funktionen stark an WhatsApp erinnert. Text-, Bild-, Video- und Sprachdateien können vom eigenen Endgerät mit bis zu 20 MB pro Nachricht in Einzel- oder Gruppenchats versendet werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, Dateien aus gängigen Cloud-Lösungen wie E-Post Cloud, DocWallet oder Dropbox Business je nach Nutzerberechtigung zu importieren. Wer es besonders geheim mit seinen Daten hält, kann Nachrichten außerdem mit einem Countdown zur Selbstzerstörung versehen. Vertrauliche Nachrichten, Pin-Codes etc. sind dann nur für einen bestimmten Zeitraum sichtbar. Zudem können alle Nachrichten entweder sofort versendet oder geplant und zu einem gewünschten Zeitpunkt in der Zukunft verschickt werden. Diesen coolen Chat Features stehen jedoch auch zwei Baustellen des Tools an dieser Stelle gegenüber. Die Chatverläufe mit einzelnen oder mehreren Personen bieten nur eine reduzierte Variante der threaded conversation und drohen somit schnell unübersichtlich zu werden. Einzelne Chatnachrichten können - genau wie bei WhatsApp - lediglich kommentiert werden und rutschen somit wieder nach unten. Eine unabhängige Konversation mit mehreren Personen entlang eines Threads ist dadurch aber nicht möglich. Durch das Fehlen einer Suchfunktion können versandte Nachrichten und/oder Dateien zudem schnell im Gesprächsverlauf verschwinden, sobald mehrere Personen miteinander chatten. 

Vielfältige Steuerungsmöglichkeiten durch das Management Cockpit

Für die Optimierung von Kommunikationsprozessen im Unternehmen wurde als neues Feature das Management Cockpit in SIMSme Business integriert. Dabei handelt es sich um eine zentrale Steuerungsverwaltung mit Dashboard Reporting. Über ein Web-Interface kann der Administrator die App im Unternehmen verteilen und zentral steuern. Die wichtigsten Features im Management Cockpit sind individuelle Anpassungsmöglichkeiten in der Nutzer- und Lizenzverwaltung, Kanäle- und Gruppenverwaltung, Sicherheits- und Compliance-Steuerung sowie Design-Einstellungen. Aktuell gibt es pro Tenant nur einen einzigen Admin-Account, mit dem auf das Management Cockpit zugegriffen werden kann. Beim nächsten Release sollen dann mehrere Admin-Rollen verfügbar sein.

 

 

Ähnlich wie bei Content-Kanälen der Customer-Version, können im Management-Cockpit durch einen Administrator unternehmensspezifische Kanäle mit aktuell bis zu 1.000 Nutzern erstellt werden. Diese eignen sich speziell für eine klassische Top-Down Kommunikation im Unternehmen. Wichtige Unternehmensnews können über das Management-Cockpit zentral erstellt und an Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen oder Abteilungen via Push-Nachricht auf ein iOS oder Android Endgerät versendet werden. Sehr nützlich ist in diesem Zusammenhang auch wieder die Möglichkeit, Nachrichten planen und ihr Versanddatum vorprogrammieren zu können. Durch das Reporting im Dashboard des Management Cockpits können daraufhin beispielsweise die Klickzahlen anonymisiert nachverfolgt werden, um Aufschluss über die Relevanz der kommunizierten Inhalte zu liefern. Die Begrenzung auf 1.000 User pro Kanal soll ebenfalls bei einem der kommenden Releases erhöht werden.

Beim Preis für SIMSme Business setzt die Deutsche Post auf ein faires Modell. Nach einer 30-tägigen Testversion fallen bei einer Unternehmensgröße bis zu 500 Mitarbeiter 3 € pro Nutzer-Lizenz im Monat an. Ab einer Unternehmensgröße über 500 Mitarbeiter verweist man auf ein individuelles Preismanagement. Die Anzahl der Lizenzen können jederzeit im Management Cockpit nach Bedarf angepasst werden. Besonders erwähnenswert ist, dass aktivierte Lizenzen auf andere Nutzer übertragbar sind. Im Falle des Ausscheidens eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen, kann eine bereits aktivierte Lizenz für einen neuen Mitarbeiter genutzt werden.  

Moderne Echtzeit-Kommunikation in Unternehmen steht für die Befähigung der Mitarbeiter zu einem interaktiven und effizienten Austausch untereinander. Hier fokussiert sich SIMSme Bussines auf klassiche Gruppenchats und den Austausch via Text- und Sprachnachrichten. Lizensierte Mitarbeiter können in der App darüber hinaus mit Tags angelegt werden, was die Identifikation von Personal für bestimmte Themenbereiche und die Zuordnung in zugehörige Gruppenchats und Kanäle vereinfacht. Nutzer erhalten daraufhin automatisiert eine Benachrichtigung auf ihrem Endgerät, dass sie einem entsprechenden Kanal zugeordnet wurden. Ein freiwilliges Abonnement eines Kanals ist nicht möglich, was dem Administrator aktuell sehr viel Arbeit bei der Zuordnung von bestehenden oder neuen Usern bereitet.

Ein besonderes Alleinstellungsmerkmal im Vergleich zu anderen Enterprise Messengern bietet SIMSme Business bei seinen Designanpassungen. Unternehmen erhalten die Möglichkeit zur Integration firmeninterner Logos sowie Anpassungen von Farbwerten innerhalb des Management Cockpits. Per Live-Vorschau können die potentiellen Design-Änderungen sofort betrachtet werden. Die Anpassung von Name und Logo der App ist hingegen nicht mehr möglich.

Kommunikationsoptimierung auf Basis von Sicherheit, Anonymität und Transparenz

In Sachen Datensicherheit setzt SIMSme Business auf Sicherheitsstandards durch eine Kombination aus AES- und RSA-Algorithmen in Synchronisation mit einer Zero-Knowledge-Policy. Zur Verschlüsselung mit AES wird eine Schlüssellänge von 256 Bit genutzt, während die RSA Verschlüsselung mit einer Schlüssellänge von 2048 Bit erfolgt. Die Daten werden somit gleich zweifach verschlüsselt und sowohl auf dem Weg zum und vom Server verschlüsselt übertragen. Der Begriff Zero-Knowledge beschreibt, dass nicht einmal der Anbieter an den zur Entschlüsselung benötigten Key herankommt und so keinen Einblick in die Daten seiner Kunden erhält. Darüber hinaus wird Hosting und Betrieb der Server nach der Marke „Made in Germany“ betrieben. Damit erfüllt das Tool die Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnik (BSI).

Was draufsteht, ist auch drin: Enterprise Messaging 

Summa summarum richtet SIMSme Business seinen Fokus auf Mobile Instant Messaging und eignet sich daher vor allem für mittelständische Unternehmen, die ihre Kommunikationsprozesse unter oftmals erschwerten Compliance-Anforderungen beschleunigen wollen. Dabei überzeugt der Messenger auf Enterprise-Ebene durch ansprechendes Design, intuitive Handhabung und viele Steuerungmöglichkeiten im Management Cockpit. Der Chat ist mit seinen angereicherten Funktionen wie der Selbstzerstörung oder dem Planen von Nachrichten zwar ein cooler Kommunikationsweg, durch das Fehlen einer echten "threaded conversation" werden Gesprächsverläufe mit einzelnen oder mehreren Personen jedoch schnell unübersichtlich und die fehlende Suchfunktion macht das Auffinden alter Nachrichten komplexer. Somit eignet sich SIMSme bestens zu einer ad-hoc Kommunikation im 1:1 und kleineren Gruppenchats sowie einer zentralen Top-Down-Kommunikation in Kanälen. Die Skalierbarkeit der Funktionen für große Unternehmen ist noch ausbaufähig.

Unternehmen, die auf der Suche nach einer klassischen Mitarbeiterapp inklusive Messenger Funktionen sind und keinen großen Wert auf Collaboration Features legen, sollten sich also durchaus mit dem sicheren Tool der Deutschen Post auseinandersetzen. Insbesondere beim Onboarding neuer Mitarbeiter in interne Kommunikationsabläufe, was einer unserer zentralen Use Cases zur Evaluierung der Tools im neuen Whitepaper sein wird, schneidet SIMSme Business sehr gut ab. 

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