Prozesse nachhaltig optimieren mit Social BPM

Die Herausforderungen in Business-Process-Management-Initiativen können je nach Unternehmen und Branche ganz unterschiedlich sein. Zu den größten Schwierigkeiten zählen jedoch oft die Kommunikation und die Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen und Standorte. Sind Verantwortlichkeiten unzureichend geklärt und werden Informationen nur durch Zuruf weitergegeben, kann dies zu Verzögerungen und Komplikationen bei den täglichen Abläufen führen.

Doch warum ist die Kommunikation gerade im Business Process Management so schwer? Schließlich war das Teilen von Informationen noch nie so leicht wie heute. Dienste wie LinkedIn, Twitter und Facebook aber auch Wikis stehen an erster Stelle, wenn es um das Teilen von Inhalten und Wissen geht. Warum also nicht auch das Prozessmanagement durch Social-Web-Funktionen vereinfachen und Kommunikationswege verkürzen?
Wer bei der Tool-Auswahl die Augen offen hält, kann hier gute Voraussetzungen schaffen.

Hohe Anforderungen an moderne BPM Software

Social BPM kombiniert die beiden Themenfelder Business Process Management und Social Networking. Gerade in großen Unternehmen können Kollegen, die vorher noch nie miteinander zu tun hatten, situativ zusammen arbeiten und ein gemeinsames Ziel verfolgen: Bessere Unternehmensprozesse! Im Hinblick auf die fortschreitende Globalisierung oder Outsourcing-Projekte in Unternehmen wird die gemeinsame Arbeit an Prozessen immer wichtiger, denn nur wer seine Abläufe kennt und versteht, kann sie nachhaltig verbessern.

In vielen Organisationen werden Abläufe nach wie vor zentral aufgenommen. Es gibt einen Prozessexperten und viele Beteiligte, die jedoch nicht aktiv in die Dokumentation und Optimierung eingebunden werden können. Der Nachteil: Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Zusammenhänge werden von Mitarbeitern schlichtweg nicht erkannt. Läuft etwas falsch, kostet es unter Umständen viel Geld und Mühe, fehlerhafte Schritte auszumachen und zu beheben. Um dies von vornherein zu vermeiden, ist Social BPM eine sinnvolle Strategie – allerdings kommt sie nicht ohne eine geeignete Prozessmanagement-Software aus.

Eine moderne BPM-Software ermöglicht die kollaborative Einbindung des gesamten Teams, sodass Prozesse von allen Mitarbeitern sinnvoll gestaltet und optimiert werden können. Die Auswahl an Tools ist groß, aber nur wenige Anbieter werden Social-BPM-Aspekten und einer modernen Technologie gleichermaßen gerecht. Qualitätsbeauftragte, die hohe Anforderungen abdecken möchten, entscheiden sich daher tendenziell für eine komplexe Softwarelösung. Das kollaborative Arbeiten bleibt so meist auf der Strecke. Doch Vielseitigkeit und Anwenderfreundlichkeit müssen sich nicht unbedingt ausschließen!

Auch bei Signavio wurde das Thema Social BPM von Anfang an fokussiert und mit dem Signavio Process Editor erfolgreich umgesetzt. Viele Unternehmen, darunter auch Signavio-Kunde und -Partner T-Systems Multimedia Solutions GmbH, schätzen die Software gerade aufgrund ihrer flexiblen Social-Web-Funktionen, mit deren Hilfe sie das gemeinsame Arbeiten an Prozessen im gesamten Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinaus ermöglichen. 

Durch die intuitive Benutzeroberfläche und den selbst erklärenden Modellierungsstandard BPMN 2.0 können BPM-Projekte schnell gestartet und Prozesse dezentral aufgenommen werden. Dank des tabellenbasierten QuickModels ist darüber hinaus eine kinderleichte Dokumentation ohne Modellierungskenntnisse möglich. So ist nicht nur das Wissen aller Beteiligten schnell verfügbar, erfahrungsgemäß werden Mitarbeiter durch das Mitgestalten von Prozessen auch für das Thema BPM und die Einhaltung von Qualitätsstandards und branchenspezifischen Normen sensibilisiert.

Ein integrativer Bestandteil des Signavio Process Editors ist auch das kollaborative Bearbeiten von Prozessen auf nur einer Plattform: Dank dem BPM Collaboration Portal können Modellierer Diagramme veröffentlichen und zum Kommentieren freigeben. Gerade wenn sich in Unternehmensabläufen Fragen oder Ideen zur Optimierung von Prozessen ergeben, sind unkomplizierte Kommunikationswege von großer Bedeutung: Haben sich aufgrund neuer Gegebenheiten Verantwortlichkeiten geändert? Können einzelne Schritte durch eine bestimmte Art und Weise optimiert werden? Diese Gedanken lassen sich durch die Kommentierfunktion direkt an einzelnen Prozessschritten festhalten, betreffende Personen können dann ebenfalls zum Kommentieren einladen werden. Komplizierte Abstimmungswege, lange Meetings und Zeitverzögerungen müssen also nicht sein!

So einfach kann Modellierung und Kollaboration mit Signavio sein:

 

 

Unternehmenswelten werden komplexer und damit auch die Prozesse. Warum es sich lohnt, Social-Web-Funktionen auch im Geschäftsprozessmanagement einzusetzen, erleben BPM-Beauftragte auch mit der kostenlosen 30-Tage-Testversion des Signavio Process Editors.

Bleiben Sie auf dem Laufenden über Social BPM und weitere Themen! Der BPMS-Guide informiert zuverlässig und regelmäßig über Trends, die Ihre BPM-Initiative gewinnbringend unterstützen. Darüber hinaus können Sie hier weitere Informationen zu Signavio finden: www.signavio.com

Lernende Autor:Anjula Manamperi

Bildnachweis: Titelbild © Alejandro Escamilla/stocksnap.io