Wer soll was erledigen? Aufgabenverteilung bei der Zusammenarbeit auf der Social-Plattform

Im heutigen Advents-Blogbeitrag geht es diesmal wieder etwas nüchterner zu, nämlich um einen Blick auf Funktionalität. 

Wie wir bereits festgestellt haben, werden die Zusammenarbeitsplattformen am besten angenommen, die einen praktischen Mehrwert für den Einzelnen in der Arbeit fürs Unternehmen haben. Tägliche Arbeit zu unterstützen heißt auch, die Abarbeitung von Aufgaben zu unterstützen, denn das macht unser aller Arbeitsleben aus. Und ja, mit quasi jeder Technologie für Enterprise Social Networks oder Social Intranets können Aufgaben formuliert und zugewiesen werden.

Der Unterschied besteht natürlich darin, wie ich als Nutzer dabei unterstützt werde, Aufgaben

  • zu erstellen,
  • zu strukturieren,
  • nachzuverfolgen,
  • deren Fälligkeiten zu visualisieren,
  • mit anderen Objekten zu verknüpfen,
  • in anderen Anwendungen übernehmen zu können und
  • direkt im Kontext zu anderen Interaktionen/Information meiner Plattform erstellen zu können.

Ganz klar sind die Ausprägung und Möglichkeiten je nach Social- oder Zusammenarbeits-Tool extrem unterschiedlich:

Klassische Tabellen in einem Richtext-Feld oder einer Excel-Liste, die irgendwo abgelegt ist, sind eine Minimalversion.

Wichtig ist, Vorteile der Social-Plattform im Kontext von Aufgaben zu nutzen: Aufgaben sind zu irgendeinem Zeitpunkt ihres Daseins von einer konkreten Person zu erledigen. Da knüpfen wir an. Wie hier im Blog bereits dargestellt, wird in einem Enterprise Social Network, einem Social Intranet oder auch in einem Enterprise Wiki jeder Nutzer ein persönliches Profil haben. Das kleine aber feine Werkzeug, der @Mention-Funktionalität (mit dem @-Symbol werden beim Tippen Namensvorschläge unterbreitet) weitere Personen direkt über einen neuen Beitrag („Post“) in Kenntnis zu setzen, ermöglicht eine Adhoc-Ansprache des Teammitglieds: z. B. „@Claudia ... kannst Du bitte Abschnitt 5.1 im Dokument 'xxx' prüfen?“

Der Angesprochene erhält dann eine Benachrichtigung im Tool, dass für ihn eine Meldung vorliegt (in einer mobilen App dann auch direkt an der App als Symbol):

Das Enterprise-Wiki „Confluence“ von Atlassian besitzt ein Macro zur einfachen Erstellung von Aufgabenlisten, in denen man die Erledigung einfach im Browser markieren kann:

Komplexeres, integriertes Aufgabenmanagement ist z. B. mit Microsoft SharePoint, Atlassian Jira und SAP Jam möglich.

Fasziniert bin ich aktuell von den Tasklisten in Microsoft SharePoint 2013: Hier besteht die Möglichkeit, Aufgaben in Abhängigkeiten von übergeordneten Vorgängen oder auch Meilensteine und Vorgänge im Zeitstrahl darzustellen. Mit der Ansicht „Meine Aufgaben“ bekomme ich als Teammitglied auch nur meine eigenen Aufgaben angezeigt:

Ich kann mich über neue Aufgaben benachrichtigen lassen und mit Outlook syncronisieren. Der Projektleiter schätzt die Möglichkeit der Pflege von Projektvorgängen und Aufgaben in Microsoft Project. Dies ist mit SharePoint 2013 direkt möglich – der Projektplan und individuelle Anpassungen werden im Hintergrund ebenso gespeichert:

Zum Schluss möchte ich noch eine tolle Funktion von SAPJam erwähnen. Direkt während der Betrachtung eines abgelegten Dokumentes, z. B. einer PowerPoint-Datei, kann ich eine Aufgabe zur Prüfung des Inhaltes hinterlegen. Diese Aufgabe kann dann direkt auch diskutiert werden:

Fazit: Wenn jemand in Frage stellen sollte, ob Social Tools im Arbeitsalltag irgendwelchen Nutzen hätten, so ist die einfachste Anwort darauf, explizit auf die Möglichkeiten der einfachen Aufgaben-Erstellung hinzuweisen, die den Reiz der Nutzung erhöhen.

 

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