Erfolgskriterien einer Enterprise Search

Welcher Berater im Enterprise-Search-Umfeld kennt sie nicht, Sätze wie „Unsere Unternehmenssuche soll einfach nur so funktionieren wie Google“ oder „Wir wollen da was ganz Schlankes und Einfaches aufsetzen, so ungefähr wie bei Google“? Ich erzähle dann meistens von den mehr als 120 Mitarbeitern des Internetriesen, die allein den Algorithmus der Google-Suche in Vollzeit pflegen. Oder von den mehr als 10.000 Entwicklern, die Google in 2014 beschäftigt hat.

Aber was sind dann die Faktoren, die eine Enterprise Search erfolgreich machen können, wenn man sich „so einfach wie Google“ nicht leisten will?

1. Daten und Strukturen – Informationsarchitektur

Das Initial jeder Betrachtung des eigenen Such-Ökosystems ist die angemessene Aufbereitung der Inhalte im ersten Schritt. Die Planung einer Enterprise Search beginnt nicht bei der Planung von Suchalgorithmen, es beginnt bei der Datenerfassung. Eine geeignete Informationsarchitektur, Navigationsstrukturen, Metadaten und Inhaltstypen sind das Gerüst einer sinnvollen Nachnutzung der Informationsbasis des Unternehmens. Es gilt dabei eine Balance zu finden, in welchem Maße dem Ersteller einer Information Zusatzarbeit durch die Erfassung von Metadaten aufgebürdet werden kann und der gewünschten Aufbereitungsqualität der Datenstrukturen.  

2. Integration

Das Ziel einer unternehmensweiten Suche besteht in der Konsolidierung von (zusammengehörigen) Daten über Systemgrenzen hinweg. Dabei spielt die Integration eine besondere Rolle. Ob es dabei um das systemübergreifende Suchen von Inhalten, die Aggregation von Ergebnissen anderer Suchen (Federated Search) oder die Einbindung von Suchergebnissen der eigenen Datenbestände (Desktopsearch) geht, ist von System zu System individuell zu konzipieren. Bedenkenswert ist hierbei, dass das einfache Vergrößern von Treffermengen nicht zwangsläufig zu effizienterem Suchen führt.

3. Redaktion

Auch wenn der Mythos noch immer kursiert – eine gute Suche kann nicht etabliert werden, wenn man sie nicht pflegt. Hinstellen – Anschalten – Fertig existiert leider nur in Marketingbroschüren. Um eine Suche langfristig performant zu halten, ist die Pflege des Indexes, die Auszeichnung der Inhalte mit Metadaten und auch die Pflege der Suchvorschläge (sog. Best Bet’s) nötig. So sollten beispielsweise monatlich die häufigsten Suchanfragen statistisch ausgewertet und bestmögliche Antworten prominent vorgeschlagen werden. Wenn ich beispielsweise offensichtlich ein Formular im Intranet suche, dann sollte der Formularserver an oberster Stelle gelistet sein, da dies die offizielle (und aktuelle!) Basis darstellt.

4. Usability

Eine Suchanfrage zu formulieren ist nicht leicht! Man braucht geeignete Suchbegriffe, Kenntnis in boole’scher Algebra, eine Suchstrategie, um komplexe Antworten zu finden und zu guter Letzt auch noch die Fähigkeit, die Ergebnisse zu erkennen, zu verstehen und zu verarbeiten. Den Nutzer dabei zu unterstützen, diese Barrieren zu überwinden ist ebenso wichtig wie eine gute Datenstruktur am Anfang des Prozesses. Moderne Suchen bieten hierzu einige Funktionen, wie beispielsweise die Anzeige von Vorschaubildern und das Scrollen in Dokumenten innerhalb der Trefferliste. Auch die Verfeinerung von Suchergebnissen (Refiner bzw. Filter), die Optimierung von Feldsuchen (Suchscopes) oder auch geeignete Eingabevorschläge (Autosuggest) sind Mittel zur Optimierung der Usability.

5. Technologie

Die Auswahl einer geeigneten Technologie ist nicht einfach – wird aber weithin überbewertet. In den Köpfen vieler nimmt dieses „Fünftel vom Erfolg“ den überwiegenden Platz ein. Und ja, eine genaue Analyse der Fähigkeiten einer Suche ist zwingend erforderlich! Aber ohne die anderen vier Teile wird die Suche langfristig nicht erfolgreich sein. So sind semantische Verfahren, lexikalische Analysen und Fuzzy Logic sicher spannende Features – aber erst, wenn man seine Hausaufgaben gemacht hat!

Bei einer guten Enterprise Search ist es wie bei einem guten Kaffee, die Mischung macht's...

Abhängig von der gewünschten Suchqualität, den verfügbaren Ressourcen bzw. finanziellen Mitteln und der bestehenden Datenbasis, muss das Ziel einer Enterprise Search daher eine geeignete Orchestrierung dieser Kriterien sein, um das Optimum aus der firmeneigenen Suche holen zu können.

 

Bildnachweis: Titelbild © H. B./pixabay.com

 

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Wahre Worte! Könnten von mir sein...

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