Moderne Arbeitswelten: neue Arbeitsweisen und Kulturwandel sind kein Selbstläufer

Neue Tools und Möglichkeiten von Social Intranets und modernen Zusammenarbeitsplattformen faszinieren. Begriffe wie digitale Transformation und Kulturwandel finden sich in vielen Strategiepapieren wieder. Zu Recht, denn nur wer sich auf den zu erwartenden stetigen Wandel einstellt, wird langfristig am Markt Bestand haben. Leichter geht’s mit einem ganzheitlichen Change-Management-Ansatz von Beginn an.

Moderne Intranets werden als wichtiger Begleiter auf dem Weg der digitalen Transformation eingeordnet. Eine Attraktivität der Einführung moderner, interaktiver Plattformen haben inzwischen schon viele Unternehmen wahrgenommen. Aber auch die Botschaft des „Enterprise 2.0“-Irrtums [1] war zu hören, also von dem Scheitern der Vorstellung, dass allein die Bereitstellung von Social Tools alle Wissensschätze im Unternehmen hebt, weil die Mitarbeiter nun endlich ihr Wissen niederschreiben können und dies auch eifrig tun. Das wurde kein Selbstläufer. Zu beobachten ist oft kein absolutes Scheitern, jedoch das Gefühl, vieles könnte besser laufen und das Potential der Plattform sei noch nicht gehoben. Ich möchte diesen Frühstartern Mut machen, an vorherige Pläne anzuknüpfen und über Reviews zu identifizieren, wo Verbesserungspotentiale liegen und ganzheitliche Change-Betrachtungen zu führen sind. Denn Change Management – das Steuern des Veränderungsprozesses – verfolgt Prinzipien, die nicht neu sind. 

Die Abbildung 1 verdeutlicht Betrachtungen zum pädagogischen Change-Prozess von Kostner, Villa und Thousand aus dem Jahr 2000, die fünf notwendige Bedingungen identifizierten, um Widerstände zu überwinden und einen erfolgreichen Wandel zu bewirken. Fehlt eine Bedingung, so kann es zu verschiedenen negativen Folgen kommen, welche einen erfolgreichen Veränderungsprozess verhindern.

 

Abbildung 1 Notwendige Bedingung für den erfolgreichen Change

 

  • Fehlt die Vision, so entsteht Verwirrung, denn es fehlt das klare Bild, warum und mit welcher Zielstellung die Veränderung sinnvoll ist.
  • Fehlen Anreize, sich mit der Veränderung auseinanderzusetzen, so wird dies auf Widerstände stoßen. Erst wenn dem Einzelnen klar wird, welche Vorteile oder Verbesserungen er selbst von der Veränderung hat, wird die Neugier gefördert, Neues auszuprobieren.
  • Fehlen Ressourcen, wie z. B. Informationen, Zeit oder Mitarbeiter, wird auch der Willigste unter den Veränderungsbereiten frustriert.
  • Fehlen Kompetenzen, entstehen Ängste zu versagen.
  • Fehlen Aktionspläne, so ist der Fehlstart vorprogrammiert.

Einfache Worte, die einfach die Notwendigkeit eines gezielten Change Management verdeutlichen.   

Gezieltes Change Management erstreckt sich über alle Phasen einer Social-Intranet-Einführung. Ein Social-Intranet-Projekt muss somit auch entsprechende interne und externe Ressourcen für das Change Management und nicht nur für das Implementierungsprojekt vorsehen. Mit der Einführung von Social Intranets sind zumeist zwei wesentliche Veränderungen zu begleiten: die Änderung von Arbeitsweisen und Umgang mit neuen Tools sowie der kulturelle Wandel. Denn das größte Potential der neuen interaktiven Plattformen liegt in einer offenen Kommunikation – für viele Unternehmen in der Praxis noch keine gelebte Selbstverständlichkeit.  Dr. Guido Wolf stellt in seinem Beitrag „Der Kultur auf der Spur?“ (Fokus IK, Frühjahr 2015) sehr anschaulich dar, wie das Verständnis von Unternehmenskultur erlangt und somit dessen Veränderungsprozess geplant werden kann. Den Zusammenhang zum Change-Vorhaben der Änderung der Unternehmenskultur zu erkennen ist wichtig. Jedoch kann das Intranet nicht den Kulturwandel zum Ziel haben, denn ein Tool kann die Unternehmenskultur nicht ändern; allenfalls kann es diesen begleiten.

Um Change-Management-Planung greifbarer zu machen, betrachtet die T-Systems Multimedia Solutions GmbH in ihren Beratungsprojekten die vier Bausteine des Change Managements (vgl. auch Abbildung 2):

  1. Identifizieren
  2. Kommunizieren
  3. Einführung und Schulung
  4. Etablierung

 

Abbildung 2 Die vier Bausteine des Change Managements

 

Im ersten Baustein werden konkrete Visionen, Ziele und Teilziele für das Intranetprojekt und deren Einbettung in die Unternehmensstrategie herausgearbeitet. An dieser Stelle geht es auch darum, die Stakeholder zu analysieren sowie Multiplikatoren und Leuchtturm- bzw. Pilotprojekte zu identifizieren. Ein weiterer wichtiger Aspekt zu Beginn ist die Identifizierung der anstehenden Veränderungen aus Nutzersicht sowie der kulturellen Auswirkungen der neuen Arbeits- und Kommunikationsweisen. Damit verbunden ist die Analyse der möglicherweise einhergehenden Barrieren und Widerstände. Die Ergebnisse des Identifizierens bilden die Basis der Kommunikation. Die Kommunikationsplanung baut sich rund um die Vision und Ziele auf. Es wird ausgearbeitet, welche Botschaften und Inhalte vermittelt werden sollen und auf welche Maßnahmen und Medienkanäle man sich einigen möchte. Ergebnis ist ein Kommunikationsplan. Der dritte Baustein beinhaltet die Entwicklung einer Einführungsstrategie für das Social Intranet. Es müssen Nutzungsanreize für den Einstieg geplant und Quickwins (erste, schnell erkennbare Mehrwerte) identifiziert werden. Darauf aufbauend können schließlich Schulungsmaßnahmen und der Support konzipiert sowie eine Feedbackstrategie entwickelt werden. Die Basis für die Etablierung neuer Arbeitsweisen auf der neuen Social-Intranet-Plattform ist somit gelegt. Die Mitarbeiter aller Stakeholdergruppen sollen lernen, mit den neuen Gegebenheiten umzugehen. Dafür muss das Social Intranet in Arbeitsalltag und Unternehmenskultur verankert werden. Die Feedbackauswertung ist dabei ein wichtiger Bestandteil der Erfolgsmessung. Darauf aufbauend kann schließlich die weitere Strategieplanung erfolgen.

 

Fazit

Inzwischen können wir feststellen, dass das Thema Social Intranet kein Mysterium mehr ist. Management, Unternehmenskommunikation oder IT haben sich oft bereits damit auseinandergesetzt und sich weitergebildet. Es werden entsprechende Vorhaben geplant und befürwortet. Die ganzheitliche Betrachtung der Hauptanwendungsszenarien im Social Intranet:

  • Information und Kommunikation,
  • Projekte und Prozesse,
  • Persönliches Informationsmanagement,
  • Communities und Vernetzung

und die Identifizierung konkreter zugehöriger Anwendungsszenarien für iterative Ausbaustufen zeigen einen Weg auf, wie die Komplexität der Planung der Change-Begleitung als auch der fachlichen Anforderungen greifbarer werden.  

Unser Buch „Willkommen in der neuen Arbeitswelt. So erwecken Sie ein Social Intranet zum Leben“ [2] (S. Gröscho, Dr. C. Eichler-Liebenow, R. Köhler, 2015) gibt hierzu umfangreiche Anregungen und Beispiele zur konkreten Planung und Umsetzung.

 

[1] Siehe z. B. http://besser20.de/der-enterprise-2-0-irrtum/2811

[2] Buchtipp 

 

Dieser Beitrag ist im Fokus-IK Newsletter 01-2016 von SCM erschienen.

 

Bildnachweis: Titelbild © unsplash.com