Voodoo, Schamanen und Social Collaboration: Ein Raum für alle Fälle?

Sehr häufig kann man bei der Intranetberatung bei unseren Kunden eine gewisse Unsicherheit im Umgang mit dem Thema Social Collaboration wahrnehmen. Oft ist dabei der Grund, dass Entscheider und Mitarbeiter einer Abteilung – vorrangig IT-nahe Abteilungen – das Thema zugewiesen bekommen, ohne dass diese eine besondere Affinität dazu besitzen oder die Komplexität der Einführung ganzheitlich überblicken können. Die spätere Umsetzung der Lösung in ein Informationssystem verführt dabei zusätzlich, sich auf die „Hard facts“ zu fokussieren und das Projekt als eine reine Produkteinführung zu betrachten. Damit verschiebt sich sehr häufig der Fokus für derartige Projekte von einer ganzheitlichen Unterstützung kollaborativer Arbeitsprozesse im digitalen Raum zu einer reinen Betrachtung von Features und Funktionalitäten der jeweiligen Softwareprodukte.

Wie soll jedoch ein Projekt zu Organisationsentwicklung und der damit verbundenen Neugestaltung von Arbeitsprozessen über die Grenzen von Abteilungen hinaus erarbeitet werden können, wenn dies durch eine technische Sicht auf Zusammenarbeitsprozesse geprägt und die Umsetzung als IT-Projekt realisiert wird? Wie soll Social Collaboration eingeführt werden, wenn der Erfolg gar nicht direkt in Heller und Pfennig gemessen werden kann? Warum ist die Gestaltung solcher Informationssysteme so komplex? Warum scheitern derartige Projekte aus scheinbar unerklärlichen Gründen?

Dabei ist das Thema viel weniger Voodoo, als weithin vermutet.

Steinzeit 1.0

Nehmen wir ein Beispiel zur Verdeutlichung. Steinzeit. Dienstag, 9:00 Uhr. Die Dinosaurier sind lange verschwunden und der Homo Sapiens betritt die Bühne. Dieser beginnt unverzüglich damit, aufrecht zu gehen und entdeckt, dass allerlei nützliche Objekte bestehende „Arbeitsprozesse" entscheidend vereinfachen können. So erfindet er Speere für die Jagd, Messer zum Häuten von Tierfellen und viele weitere Arbeitsmittel, die im entsprechenden Arbeitskontext einen Vorteil bringen. Diesen Zustand nennen wir mal Steinzeit 1.0.

Nun finden ein paar clevere Flintstones plötzlich heraus, dass es noch größere Vorteile hätte, zusammen an Problemen zu arbeiten. Da nicht jeder für alle Tätigkeiten gleich gut geeignet ist und mehrere Personen gemeinsam mehr erreichen können, scheint eine Spezialisierung und Zusammenarbeit die Effektivität der gesamten Gruppe zu verbessern. So ist eine Jagd mit mehreren koordinierten Jägern gleichsam vielfach effektiver als jeder Alleingang. Und weiterhin können damit größere Gegner (bspw. Mammuts) gemeinsam bekämpft werden. Dazu wird ein entsprechender Raum benötigt, der für die Jagd geeignet ist. So sind bspw. Klippen und Flüsse natürliche Begrenzungen und bieten optimale Jagdbedingungen. Die manuelle Versperrung von Fluchtwegen und der Einsatz von geeigneten Jagdwaffen komplettieren den „Arbeitsraum“. Das hat dem Mammut im Übrigen gar nicht gut gefallen...

Steinzeit 2.0

Im Gegensatz dazu benötigt ein Schamane der Gemeinschaft ein ganz anderes Umfeld. So ist z. B. ein naheliegender Kräutergarten ebenso bedeutend für den Arbeitsplatz des Schamanen, wie separierte Bereiche für Kranke zum Schutz der Truppe. Für den Kochplatz, den Schlafplatz und den Versammlungsort gelten analog ebensolche Anforderungen an deren Umgebung und zweckbezogene Ausgestaltung. Diese Entwicklungen der Kooperation von Gruppenmitgliedern kann als die Erfindung der „Real Collaboration“ bezeichnet werden und markiert in unserem Bild den Beginn von Steinzeit 2.0.

Der gemeine Geröllheimer hat somit intuitiv alle „Funktionen“ und „Räume“ an den jeweiligen Arbeitszweck angepasst. Somit steht ebendieser bzw. dessen Team im Mittelpunkt der Zusammenarbeit und kreiert den Kontext für den jeweiligen Anwendungszweck. 

Doch was können wir nun aus diesem prähistorischen Bild für Erweiterung der Kollaboration in den digitalen Raum ableiten?

Steinzeit 3.0

Doch zurück ins Jahr 2014. Steinzeit 3.0. Die Einführung von Social Collaboration stellt dabei nichts anderes dar, als die bereits etablierten Arbeitsprozesse in den digitalen Raum zu erweitern und nahtlos in die bestehenden Arbeitskontexte einzubinden. Dazu müssen ebenso wie anno dazumal geeignete Kontexte geschaffen werden, die für den jeweiligen Arbeitszweck angemessen sind. Es geht somit nicht um das Ausreizen von Funktionen der jeweiligen Softwareprodukte, sondern um eine sinnvolle Orchestrierung und Strukturierung von digitalen Arbeitsmitteln und die Schaffung geeigneter Räume für den Arbeitsauftrag. Das Ziel der Umsetzung ist somit nicht das Ausreizen von angebotenen Funktionalitäten, sondern vielmehr die Schaffung eines aufgabenbezogenen Arbeitskontextes, welcher teilweise in realer und teilweise in virtueller Kollaboration vollzogen wird. Nicht der Nutzer wird an die Plattform angepasst, sondern der digitale Arbeitsplatz an den jeweiligen Anwendungszweck, den es zu unterstützen gilt.

Hätten nun die Jäger und Sammler moderner Funktionen und Funktionalitäten in der Steinzeit 2.0 gewirkt, hätte man wohl damals schon mit dem Speer gegessen, dem Jagdmesser Platzwunden behandelt und der Schamane wäre dann wohl Evangelist. SharePoint wäre dann die Plattform für Kochen, Schlafen, Jagen und Heilen und nach der agilen Entwicklung und der viralen Einführungsstrategie hätten dann wohl doch an Ende die Mammuts gewonnen. Und das direkt in der Multifunktionswaschküche mit Direktanbindung an die Höhlensandbox für Nachwuchsmaler.

Das „Voodoo“ in Social Collaboration entsteht somit lediglich durch die fehlende Einbeziehung des Faktors Mensch (Akzeptanz, Social Literacy, Nützlichkeit) und die mangelnde Berücksichtigung von Arbeitsprozessen (organisationale Einbindung, Ausrichtung an kollaborativen Use Cases, Arbeitskontext etc.), als in der Umsetzung der Software. Die systemische Betrachtung der Arbeitskontexte bildet somit die Basis für eine ganzheitliche Prozessintegration.

Fünf Learnings aus der Steinzeit

  1. (Social) Collaboration ist kein neues Phänomen und auch kein Voodoo.
  2. Social Collaboration ist die Erweiterung der „Real Collaboration“ in den digitalen (Arbeits-) Raum
  3. Der jeweilige (Arbeits-) Raum muss den Erfordernissen der Aufgabe bzw. Arbeitssituation angemessen sein und geeignete Werkzeuge und Bereiche vorhalten (und nicht andersherum)!
  4. Collaboration darf nicht um der Collaboration Willen eingeführt werden. Collaboration benötigt zwangsläufig einen Zweck, der jedoch nicht monetär sein muss!
  5. Hätten die Mammuts das damals vor uns erfunden, hätten wir heut gar nicht solche Probleme...

Es gibt also nicht den Raum für alle Fälle, denn schon der geneigte Steinzeitler hatte Jagd von Herd und Opfertisch getrennt und den Erfordernissen angepasst. Die Passfähigkeit des jeweiligen Raumes – real wie digital – liegt an der zu unterstützenden Aufgabe. Social Collaboration ist somit nichts anderes als die bereits real existierende Zusammenarbeit, die auch schon in Arbeitsprozesse integriert ist (Meetings, gemeinsam Konzepte entwerfen, Workshops etc.), in den digitalen Arbeitsraum zu erweitern. Dabei schreibe ich ganz bewusst erweitern, da wir derartige Arbeitsprozesse nur selten neu kreieren. Vielmehr geht es darum, bereits existierende Zusammenarbeit zu unterstützen und um virtuelle Prozesse zu erweitern. In der Steinzeit 3.0 steht dies nun im Spannungsfeld zwischen Kostenoptimierung einerseits und der optimalen Unterstützung der jeweiligen Einzelaufgabe – also der Spagat zwischen Standardisierung und individuellen Anpassungen. Hier gilt es einen Kompromiss zwischen wiederkehrenden, standardisierbaren Routineaufgaben (bspw. Standardprojekten) und individuell zu modellierenden Arbeitsräumen (bspw. HR-Abteilungsraum mit Self-Service-Angeboten) zu finden.

In diesem Sinne – eure Raumaustatter

 

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