Usability und Coolness - im Gespräch mit Jan Marquardt von COYO

COYO ist eine Social Intranet Software, die 2011 vom gleichnamigen Unternehmen aus Hamburg auf den Markt gebracht wurde. COYO bietet virtuelle Arbeits- und Projekträume sowie eine ganze Reihe nützlicher Apps und Widgets wie Feeds, Aufgabenverwaltung, Wikis und Dokumenten-Management an, die sich je nach Anwendungsszenario flexibel einsetzen lassen. Durch ein umfangreiches Software Development Kit inklusive API erhält man zudem vollen Zugriff auf die Entwicklungsumgebung und kann eigene Apps oder Widgets programmieren. Und das ist erst der Anfang, wie CEO Jan Marquardt im Interview berichtet. 

Hi, Jan! Cool, dass wir heute über COYO sprechen können! Wie kam es eigentlich zur Gründungsidee und woher kommt der Fokus auf Usability und Design, der bei euch so sehr im Vordergrund steht?

Jan Marquardt: Dazu muss man wissen, dass ich bereits seit meiner Kindheit Software entwickle. Ich habe mich damals viel mit Website- und Spieleentwicklung beschäftigt. Neben dem Studium habe ich dann angefangen als SAP Consultant zu arbeiten und mir wurde schnell bewusst, wie stark der Fokus bei gängiger Geschäftssoftware auf purer Funktionalität lag. Das hat bei mir persönlich dazu geführt, dass ich mit dem ganzen SAP Spektrum überfordert war und habe mir gedacht, dass es wohl auch anderen so ergeht. Aber mir war gleichzeitig klar, dass es Mittel und Wege gibt, Geschäftssoftware durch moderne Konzepte und Ansätze zu einem positiven Erlebnis für die Nutzer werden zu lassen. Aus diesem Grundgedanken heraus haben wir uns dem Thema Usability und Design, also der Coolness von Software verschrieben. Und das spiegelt sich bis heute auch in COYO wieder.

Was genau sollte COYO dabei abheben von klassischen Social Intranets?

Wir glauben bei Software an Liebe auf den ersten Blick. Nutzer geben einer Software nur eine ganz kurze Chance, bis sie ihr erstes Urteil fällen. Für uns bedeutet das, dass ein Intranet, das von allen im Unternehmen geliebt werden soll, sowohl cool aussehen als auch einfach zu benutzen sein muss. Das ist viel wichtiger als alle möglichen Funktionen abzubilden. Du kennst ja bestimmt die berühmte 80/20 Regel. Die wenden wir bei COYO konsequent an. Funktionen, die nicht für mindestens 80% unserer Nutzer relevant sind, schaffen es nicht ins Produkt. Und wir sind die einzigen im Markt, die das konsequent beherzigen und nicht der Sucht verfallen, auf Gedeih und Verderb Anforderungskataloge zu erfüllen.

Besonders im privaten Bereich haben sich seit damals eine Vielzahl an Social Networks etabliert. Facebook ist natürlich das berühmteste und größte Beispiel. Inwieweit habt ihr bei der Entwicklung von COYO nach links und rechts geschaut und euch an Social Networks orientiert?

Das große Buzzword, das damals überall schwebte, war "Enterprise 2.0". Der Gedanke dahinter war, bestehende Web 2.0-Funktionen in Unternehmen hineinzubringen. Das fing bei kulturellen Themen an und konzentrierte sich vor allem darauf, Mitarbeitern in Unternehmen die Möglichkeit zu geben, Feedback zu geben, mitzubestimmen und selber etwas zu posten. An diesem Spektrum an Trends, die das Web 2.0 damals im privaten Bereich aufbot wie beispielsweise Blogs, Wikis oder Social Networks mit Kommentar- und Like-Funktionen, haben wir uns orientiert und überlegt, welche dieser Funktionen sich in die Geschäftswelt übertragen ließen. Natürlich haben wir uns also dieser Konzepte von allen möglichen Plattformen und Ideen bedient, aber letztendlich einen eigenen Mix daraus gemacht. Genau das spielt ja auch in die Karten, wenn es um die Usability geht. Die meisten Funktionen von COYO sind so intuitiv und einfach, da sie der User bereits in ähnlicher Form aus privaten Anwendungen kennt.   

Gut sechs Jahre später habt ihr euch sehr etabliert auf dem bunten Markt und werdet auch von einigen namhaften Unternehmen eingesetzt. Wie zufrieden seid ihr mit dieser Entwicklung?

Klar sind wir enorm stolz darauf, Kunden wie E.ON, METRO, Comdirect, Rittersport oder zuletzt ja auch die Deutsche Bahn als Kunden gewonnen zu haben. Das ist großartig für unser Team und bestätigt, dass wir mit unserer Philosophie goldrichtig liegen. Aber ich will ehrlich sein: Da geht noch mehr. Wir haben den Anspruch, allen Unternehmen mit COYO eine „digitale Heimat“ zu geben und unser Ziel ist die internationale Marktführerschaft. Davon sind wir, bis auf Deutschland, noch ein Stück entfernt und auf dem Weg müssen wir noch große Wettbewerber schlagen.

"Unser Anspruch ist, dass COYO eine Heimat für jeden sein kann"

Apropos bunter Markt - der Markt rund um den "Digital Workplace" entwickelt sich in letzter Zeit immer rasanter und ständig werden neue Tools, Features und Technologien von einer steigenden Anzahl an Wettbewerbern herausgebracht…

Ja, und das ist auch genau richtig so. Die Zeiten, in denen die Unternehmens-IT alle Werkzeuge für die Zusammenarbeit in Unternehmen vorgegeben hat, sind bald vorbei. Stattdessen nutzen Abteilungen und Teams genau die Tools, die für den jeweiligen Fall am besten geeignet sind. Und davon gibt es halt unzählige. Die Cloud macht’s möglich. Aber ehrlich gesagt sind das nicht die Tools, mit denen wir im Wettbewerb stehen. Neben all den tollen Werkzeugen und Tools braucht ein Unternehmen in der digitalen Welt eine Heimat, in der alle zusammenkommen, sich hierarchieübergreifend austauschen und eine gemeinsame Identität schaffen. Das ist dann auch der Ort für die offizielle Unternehmenskommunikation. Unser Anspruch ist, dass COYO genau diese Heimat ist – und zwar für jeden im Unternehmen.

Das ist ein ambitionierter Anspruch. Aktuell launcht ihr COYO 4 - mit welchen Themen beschäftigt ihr euch im Zuge dessen und was können wir von COYO in nächster Zeit erwarten?

Wie gesagt, für uns steht die Vision einer „digitalen Heimat“ im Fokus. Daher beschäftigen wir uns aktuell mit einigen Themen, die diese Vision untermauern. Ein ganz wichtiger Schritt ist für uns das Thema „Mobile-First“, d.h. COYO bietet den gesamten Funktions- und Inhaltsumfang für Mobilgeräte ebenso wie auf dem Desktop an. Der Schritt von COYO 3 zu COYO 4 war für uns die perfekte Gelegenheit, um dieses Leuchtturm Thema umzusetzen. Wir sehen aktuell, dass sich viele Unternehmen für das Thema öffnen und ihre Mitarbeiter über mobile Endgeräte erreichen wollen – und umgekehrt! Dass wir jetzt in der Lage sind, alle Mitarbeiter auch über ihre Mobilgeräte anzubinden, bringt uns der digitalen Heimat einen riesigen Schritt näher.

News App, Office365 Integration & Messenger

Was die mobile Nutzung angeht, gehen wir aber noch zwei Schritte weiter: Erstens wollen wir künftig auch denjenigen eine Heimat bieten, die bislang fast gar nicht „mitmachen“ konnten, und zwar die so genannten „Blue Collar Worker“, also die Mitarbeiter, die keinen ständigen PC Arbeitsplatz haben. Das sind aber oft auch Menschen, die gar nicht den kompletten Funktionsumfang von COYO benötigen und noch einfachere Anwendungsfälle haben als bisher. Im aller einfachsten Fall geht es schlicht darum, Unternehmensnews mobil abzurufen. Dafür entwickeln wir derzeit eine spezielle Mobile-App, die sich mit COYO integriert und einen gewissen Ausschnitt aus COYO auf eine noch einfachere Weise präsentiert.

Zweitens arbeiten wir daran, WhatsApp durch eine adäquate Unternehmenslösung zu ersetzen. Die COYO Messenger App befindet sich gerade in Arbeit und wird so cool werden, dass die Leute sie freiwillig WhatsApp vorziehen. Auch diese App wird mit COYO integriert und bietet dann z.B. Zugriff auf Dokumente und Arbeitsräume. Natürlich ist auch uns nicht entgangen, wie viele Unternehmen sich derzeit mit einem Wechsel zu Office365 beschäftigen. Den Trend gehen wir mit. Wir finden eine Office Suite aus der Cloud sehr cool, weil sie sich plötzlich richtig integrieren lässt. Wir streben eine enge Integration mit der neuen Office Suite und den Tools von Microsoft an. Denn Office365 ist eine tolle Sammlung von Werkzeugen, aber eben keine digitale Heimat.

In naher Zukunft wird es also drei verschiedene parallel existierende COYO Apps geben. Was sprach denn dagegen, die Funktionen einer Enterprise Messaging App oder einer Employee App zusätzlich in COYO 4 abzubilden? Sind drei verschiedene Apps nicht wiederum schlecht für die Usability der gesamten Anwendung?

Aus meiner Sicht ist der Ansatz, den wir damit fahren, genau der Usability zuträglich. Anzunehmen, dass die User alle drei Apps benutzen werden, wäre falsch. Wir wollen mit den einzelnen Apps ganz spezielle User und letztlich auch verschiedene Zielgruppen ansprechen. Unser Gedanke ist ja, beispielsweise den "Blue Collar Workers" nur einen kleinen Ausschnitt aus einer geballten Social Intranet Plattform bereitzustellen, damit der Zugang für sie auch leichter ist. Außerdem können wir durch diesen Weg getrennte Anwendungen schaffen, die in sich viel sauberer sind und somit hinsichtlich Benutzeroberfläche und Usability besser abgebildet werden können. Wir packen also letztlich mehr Features in unsere Apps, können aber durch die klare Trennung an unserer coolen Usability festhalten.

Das erinnert auch an die Trennung zwischen Facebook und Messenger. Dort gab es anfangs auch kritische Stimmen, letztlich haben sich aber beide Apps mit ihren klaren Use Cases voneinander abgegrenzt...

Sehr wichtig dabei ist, dass die Apps miteinander kombiniert werden. Wenn du jetzt also in der COYO App bist und auf das Chat-Symbol klickst, muss sich natürlich direkt die andere App öffnen und dich direkt in die Konversation navigieren. Wenn das nicht funktioniert ist es wieder zu umständlich für den User.

Wie schätzt du denn andere Hype-Themen wie Chatbots und Conversational Interfaces ein? Ist das zum jetzigen Zeitpunkt schon interessant für euch?

Das müssen wir mal sehen. Gewisse Überlegungen gibt es, aber wenn du mich fragst befindet sich das Thema noch zu sehr in den Kinderschuhen, um es jetzt schon in die Unternehmenswelt zu bringen. Die Bedienung ist einfach noch nicht effizient genug. Denk an unsere 80/20 Regel. In unserer Produktstrategie ist kein Platz für irgendwelche Experimente und das sehen unsere Kunden genauso.

"Jedes Unternehmen braucht ein Herz"

Ob nun mit neuen Apps, Features oder einer Integration in Office365 - die Komplexität von COYO wird steigen. Meinst du ihr könnt langfristig an eurem Usability-Fokus und "No Training Concept" festhalten?

Auch hier kommt wieder die 80/20 Regel zum tragen. Solange wir die befolgen, sehe ich da keine Gefahr. Aber man muss auch bereit sein, die 80/20 Regel auf seine bestehenden Features anzuwenden. Insofern muss man sich als Softwarehersteller schon regelmäßig mit seinem Bestandsprodukt beschäftigen und fragen, ob das eine oder andere Feature wirklich noch so relevant ist oder ob es auch wegfallen könnte. Aber du hast Recht, die Komplexität steigt mit der Zeit. Um dem entgegenzuwirken haben wir uns was Schlaues überlegt: Man kann in COYO fast alle Funktionen zielgruppenbasiert aus- und anschalten. D.h., dass gerade bei der Einführung von COYO die Komplexität krass reduziert werden kann. Die Admins können dann nach und nach weitere Funktionen freischalten. Das ist übrigens auch sehr cool für die Motivation, weil sich die Nutzer immer wieder auf neue Funktionen freuen können.

Abschließend noch eine Frage zum B2B-Geschäft. Viele Unternehmen, die ihre Infrastruktur digitalisieren und modernisieren wollen, legen den Fokus auf Prozesse. Für COYO stehen hingegen Social-Funktionen im Vordergrund. Wie würdest du einem Kunde entgegnen, der eine Plattform wie COYO als "Spielerei" empfindet?

Auch Kommunikation im Unternehmen ist ein Prozess, den es zu optimieren gilt. Aber ehrlich gesagt wären das die gleichen Leute, die die Pflege einer gesunden Unternehmenskultur belächeln und behaupten, dass der Erfolg einzig über eine gute Strategie kommt. Der US-Ökonom Peter Drucker hat mal gesagt: „Culture eats strategy for breakfast!“. Wer über Digitalisierung redet, darf dabei die Menschen und die Kommunikation nicht vergessen. Natürlich sind gute Arbeitsprozesse wichtig und bringen Unternehmen voran. Aber jedes Unternehmen mit einem klaren Kopf braucht auch ein Herz, das mit Leidenschaft für die Sache schlägt. In der Welt der Digitalisierung ist das die Aufgabe von COYO, denn COYO gibt den Mitarbeitern eine Heimat in der digitalen Welt und schafft Kreativität, Verständnis und Identität.

Vielen Dank für das Gespräch und die interessanten Einblicke in eure Welt!