Vom Tool-Jungle zum Digitalen Arbeitsplatz

Worüber reden wir eigentlich?

Digitaler Arbeitsplatz (oder Digital Workplace) ist wohl eines der meistgenutzten Digitalisierungs-Buzzwords der vergangenen Jahre. Aber worüber reden wir eigentlich? Und was ist die Vision, die dahintersteckt?

Der Digitale Arbeitsplatz ist zunächst vor allem eins: er ist sehr schwer zu definieren. Je nachdem in welcher Branche, welchem Tätigkeitsbereich und auch welchen Alters man die Mitarbeiter von Unternehmen befragt, was für sie der Digitale Arbeitsplatz bedeute, wird man eine kaum greifbare Spanne an Antworten erhalten. Und genau das entspricht der Realität, in der wir uns befinden. Die allermeisten Unternehmen befinden sich derzeit mitten in verschiedenen Ausbaustufen der Digitalisierung ihres Geschäftsmodells, ihrer Arbeitsweisen sowie auch ihrer Kommunikation und Zusammenarbeit. Eine Folge dieser dynamischen Prozesse ist ein exponentiell wachsender Einsatz von Hard- und Software, die vor allem einen klassischen "White-Collar-Worker" vor enorme Herausforderungen stellen kann. Während man vor 20 Jahren noch mit E-Mail und Telefon auskam, gesellen sich heute eine Schar an Tools und Prozessen in den Büro-Alltag. Moderne Kommunikation, die sich in der privaten Welt in Form von WhatsApp, Facebook und Google bereits als unersetzbar manifestiert hat, ist nun dabei auch die Geschäftswelt zu erobern.

Welcome to the software jungle!

Viele Unternehmen finden sich heute in einem regelrechten Jungle an Software wieder, die zur Information, Kommunikation, Kollaboration, Prozessen und unzähligen von Spezialanwendungsfällen benötigt werden. Dabei muss es sich nicht einmal zwangsläufig um große Konzerne mit mehreren Tausend Mitarbeitern handeln. Selbst kleine und mittelständische Unternehmen stehen bereits vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitern ein modernes Ökosystem an Software zur Verfügung zu stellen, das idealerweise nicht nur den alltäglichen Aufgaben, sondern auch Anforderungen der Konsumentenwelt gerecht wird. Durch private Nutzung von WhatsApp, Facebook und Google sind es die allermeisten Mitarbeiter mittlerweile gewohnt, das Software sowohl einfach als auch hübsch ist. Gelingt das nicht, steigt das Frustpotenzial und die Gefahr, das solche Consumer Tools mit mangelnder Sicherheit auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommen. #SchattenIT

Lean Workplace - 5 Schritte

Wie geht man als Unternehmen damit um? Nun, zunächst sollte man sich einen fundierten Überblick verschaffen. Soll heißen, dass man sich intensiv damit auseinandersetzt, welche offiziellen und inoffiziellen Tools durch die Mitarbeiter bereits genutzt werden und - besonders wichtig an dieser Stelle - welche Anwendungsszenarien dabei für die unterschiedlichen Mitarbeiterrollen im Mittelpunkt stehen. Wie sieht der Arbeitsalltag in verschiedenen Abteilungen und Teams aus? Welche Barrieren erlebt man dort in der täglichen Kommunikation und Zusammenarbeit? Welche Workarounds wurden bereits entwickelt? Folgt man diesen und weiteren Fragestellungen, ergeben sich nicht nur ein Ist- sowie ein Zielbild des IT-Ökosystems, sondern zugleich auch jede Menge Bedarfe hinsichtlich fehlender Skills oder unausgereiftem Mindset im Unternehmen.

In Anlehnung an das iterative Vorgehen digitaler Startups, haben wir genau hierfür ein Vorgehen zur Entwicklung einer digitalen Arbeitsumgebung entwickelt. Lean Startup ist eine Methodik zur Entwicklung von Unternehmen und Produkten, die darauf abzielt, Produktentwicklungszyklen zu verkürzen, indem eine Kombination aus Experimenten, iterativen Produktfreigaben und validiertem Lernen eingesetzt wird. Genau diese Prinzipien werden im fünfstufigen Lean-Workplace-Modell umgesetzt und begleiten Unternehmen auf ihrem Weg vom unübersichtlichen Tool-Jungle zum effektiv implementierten digitalen Arbeitsplatz.

Ziel der Lean-Workplace-Methode ist es schließlich, ein Unternehmen zu schaffen, das durch die Ausrichtung auf die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig wächst und gleichzeitig unnötige Kosten minimiert. Die Mehrwerte dieser Denkweise äußern sich in der Reduktion vergeudeter Zeit und redundanter Software sowie einer steigenden intrinsischen Motivation von Mitarbeitern besser zusammenzuarbeiten.

 

Fortsetzungen der Reihe:

Die fünf Lean-Workplace-Phasen im Detail

Drei Visionen des Digital Workplace im Vergleich

 

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