Seit Anfang des letzten Jahres hat unsere Kollegin Dr. Claudia Eichler-Liebenow gemeinsam mit Steffi Gröscho von der Agentur perlrot und Regina Köhler von der Unternehmensberatung Avilox an einem praxisorientierten Buch über Social Intranets gearbeitet. Es ist nun endlich im Mai unter dem Titel "Willkommen in der neuen Arbeitswelt. So erwecken Sie ein Social Intranet zum Leben." beim SCM-Verlag erschienen.
Neue soziale Technologien finden ihren Weg in immer mehr Unternehmen und verwandeln sie in agile Netzwerkorganisationen. Theoretisch. Praktisch sieht es leider anders aus. Es geht dabei eben nicht um ein weiteres IT-Projekt, sondern um den kulturellen und strukturellen Wandel in eine moderne vernetzte Arbeitswelt. In ihrem Buch geben drei Autorinnen genau die richtigen Tipps und Tricks für die erfolgreiche Einführung von modernen Plattformen für Kommunikation und Zusammenarbeit.
Zielgruppen des Buches sind Intranet-Manager, Unternehmenskommunikation, HR, IT, Management, interessierte Treiber moderner Arbeitsweisen im Unternehmen und ja auch all die anderen Social Business Berater oder Studenten relevanter Fachrichtungen.
Wir haben mit unserer Kollegin Dr. Claudia Eichler-Liebenow über die Publikation gesprochen.
Hallo Claudia! Warum habt Ihr Euch entschieden, ein Buch zu diesem Thema zu schreiben? Einige Literatur dazu gibt es ja bereits. Was ist besonders an Eurem Buch?
Viele existierende Bücher behandeln sehr intensiv und ausführlich entweder technische Themen rund um den Aufbau von modernen, internen Unternehmensportalen oder Kommunikationsplattformen oder beleuchten umfassend die Hintergründe, Theorien und Analysen rund um Social Intranets oder Enterprise Social Networks. Einzelne Blogartikel und Buchbeiträge geben sehr gut Einblick in verschiedenste praktische Aspekte – dem Einsteiger, Zweifler oder Weltverbesserer des Themas im eigenen Unternehmen fehlt jedoch oft der Gesamtblick: Wo stehe ich und wie packen wir das Thema denn nun an? Diesen Blickwinkel unserer Zielgruppen vor Augen, haben wir beim Schreiben zum Leitfaden gemacht.
Es ist uns aus meiner Sicht in der Tat gelungen, die unterschiedlichsten Projektphasen und Themen rund um die Entstehung, Planung, Erweiterung, Umsetzung und insbesondere Einführung zu strukturieren und mit Beispielen aus Unternehmen zu hinterlegen. Größte Herausforderung war hier, unterschiedliche Sichtweisen und Verständnisse unter uns Autorinnen in Einklang zu bringen. So gibt es einige Abschnitte, an denen wir alle drei gemeinsam sehr intensiv gearbeitet haben. Bei anderen wiederum haben wir uns in der Entwurfsphase bereits reingeteilt und bei den Reviews abgestimmt. Ich selbst habe sehr intensiv an dem Faden der Nutzerbedürfnisse von der Visions- und Strategieentwicklung zu Anwendungsszenarien, Zerlegung, Konzeption und technischer Umsetzung gewirkt.
Flexible Arbeitsmodelle stehen hoch im Kurs. Viele Mitarbeiter wollen selbst entscheiden dürfen, wann und von wo aus sie arbeiten. Wie wichtig sind inspirierende Arbeitsumgebungen heute? Warum tun sich viele Unternehmen noch so schwer damit, ihren Mitarbeitern diesen Freiraum zu gewähren?
Hier gibt es ja ganz viele Aspekte. Einfacher Ausgangspunkt ist die Betrachtung, dass sich die gewachsene Dynamik und geforderte Flexibilität in der Arbeitserledigung vieler Branchen ganz klar auch auf die Mitarbeiter auswirkt. Erfolgreiche Unternehmen haben längst erkannt, dass sie profitieren von dieser Selbstbestimmung, wann ich „fit“ bin für welche Tätigkeit, und schaffen bewusst entsprechende Rahmenbedingungen. Somit gehören Vertrauensarbeitszeiten, Projektteamwolken, schnelle Interaktionsmöglichkeiten mit Kollegen und Zugriff auf Informationen von unterwegs in Kombination mit entsprechender, unterstützender Infrastruktur zu den neuen Arbeitsumgebungen. Ich denke, dass einfach viele Unternehmen durchaus auch diesen Weg gehen wollen, jedoch die Umsetzung sehr viele andere Aspekte wie Kulturwandel und Organisationsentwicklung enthalten, die bisher nie so ganzheitlich mit der Bereitstellung von integrierten und interaktiven Tools betrachtet werden mussten. Dieser Gesamtblick muss sich erst bei verschiedensten Beteiligten entwickeln. Wir hoffen, mit unserem Buch dazu beizutragen.
Die globalen, weltweit agierenden Märkte bedeuten für viele Unternehmen von heute internationale Vertriebsstrukturen, Standorte, die auf dem gesamten Globus verteilt sind, internationale Kooperationsnetzwerke usw. Das bringt Herausforderungen von Zeit- und Kulturunterschieden mit sich. Wie arbeitet man effektiv mit Partnern zusammen? Und wie kann Kundenwissen verschiedener Standorte gebündelt und anderen so zugänglich gemacht werden?
Oh, das ist jetzt schon eine komplexere Frage. Auf das „Wie“ gehen wir an vielen Stellen im Buch ein; das „Warum“ hast Du in Deiner Frage bereits gut angerissen. Interessanterweise ist die Interaktion mit Partnern und die effektive Anbindung und Integration von Standorten in der Tat oft ein wesentlicher Treiber, sich der Einführung moderner Arbeitswelten zu beschäftigen. Ja, es geht nicht mehr nur um das reine interne „Intranet“, sondern um die Arbeitsumgebung, die direkt unsere Arbeit unterstützt, die soziales Interagieren ermöglicht und einfach zu nutzen ist. In unserem Verständnis wachsen daher die Welten zusammen: Wie gut und dynamisch Unternehmen extern mit Kunden und Partner agieren steht in engen Zusammenhang wie dies mit den internen Abläufen und Prozessen verbunden ist.
Ihr habt viele Praxisbeispiele im Buch eingebunden, die z. B. zeigen, welchen Einfluss Kollaborationsplattformen auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter im Unternehmen haben. Angenommen, die Geschäftsführung eines Unternehmens entscheidet sich für die Implementierung eines Social Intranets. Welche Zweifel bestehen dann teilweise noch aufseiten der Mitarbeiter?
Schön, dass bei der Geschäftsführung da bereits weniger Barrieren zu bewältigen sind, sie hat dann offensichtlich die Zeichen der Zeit verstanden. Nun gilt es aber auch Mitarbeiter und das mittlere Management mit ins Boot zu holen. Daher ist gerade das Change Management – also die bewusste Identifizierung, welche Änderungen kommen auf die Mitarbeiter zu und wie werden sie begleitet, diese Barrieren zu überwinden – ein wesentlicher Bestandteil bei der Planung und dem Betrieb von Social Intranets. Auch wir fangen im Buch sehr zeitig mit der Identifizierung dieser Barrieren bei unterschiedlichen Zielgruppen wie Mitarbeiter, Intranet- und IT-Verantwortliche sowie Führungskräfte an. Wir unterscheiden dabei sogar für die Phasen vor und nach der Einführung. Folgendes können Barrieren für Mitarbeiter darstellen:
- Unklarheit darüber, was das „Social“ am Intranet für sie bedeutet
- pauschale Ablehnung von Neuerungen
- kein Verständnis über den Zweck (z. B. Angst, es ginge um Personaleinsparungen)
- Ängste, dass Ihnen was übergestülpt wird, was sie selbst nicht wollen – insbesondere all dieses „social“ Zeug
- Angst davor, transparent zu werden („Wenn ich nicht mitmache, wird mir das zum Nachteil ausgelegt…“)
- UND: sie trauen einem neuen Intranet genauso wenig wie dem alten zu, dass es die Problemlösung im Arbeitsalltag unterstützt („Ich hab doch alles, was ich zum Arbeiten brauche…“)
Aber auch nach der Einführung gilt es Barrieren zu beheben, wie die Konkurrenz bestehender Altsysteme (den Fileserver gibt es immer noch…) oder die Angst vor Status-Verlusten, wenn sie ihr Wissen teilen.
Euer Buch ist wirklich interessant strukturiert: Die Gliederung wird durch die sechs Phasen der perlrot-Einführungsmethode bestimmt – träume, analysiere, plane, baue, erprobe und nutze. Was ist die Philosophie hinter dieser Methode? Und was hat es mit der Intranet-Babett auf sich?
Eigentlich ist es tatsächlich eher eine Philosophie des Fokus auf den Nutzer als eine spezielle Methode – man findet Vergleichbares in anderen Vorgehensmodellen, wie auch dem unserer Arbeit in der MMS zugrundeliegenden Modell aus dem Buch „Social Intranet“ von Frank Wolf.
Unser Anspruch war es, für möglichst viele Zielgruppen verständlich zu schreiben, um bei Nichttechnikern, Technikern und Entscheidern eine gemeinsame Sichtweise und Begrifflichkeit zu entwickeln.
Die charmante Intranet-Babett (der Avatar der Agentur perlot) ließ uns klassischen Arbeitspakete wie Vision & Strategie, Analysen, Konzeption und Planung, Umsetzung (nicht nur Entwicklung!), Testen und Nutzungsaufnahme mit weicheren Schritten (auch unsere Kapitel) wie "Träume", "Analysiere", "Plane", "Baue", "Erprobe", "Nutze" bezeichnen. Und ja, der Ausgangspunkt für die inhaltliche Gliederung war die perlrot-Einführungsmethode von Steffi Gröscho. Sie hatte ihre Erfahrungen aus Projekten bereits in übersichtliche Schritte und Arbeitspakete strukturiert und war bereit, dieses geballte Wissen auch in Form eines Buches zu teilen. Ende 2013 kam sie mit dieser Anfrage auf mich zu, ob ich mich mit meinen Erfahrungen da nicht auch einbringen möchte. Angesichts der enormen Arbeit, konnten wir dann später auch noch die dritte Autorin Regina Köhler zur Mitarbeit gewinnen.
Gerade die gemeinsame Begriffsfindungsphase und Diskussionen über Erweiterungen, Um- und Einsortierung und einheitliches Verständnis waren für mich die größte persönliche Bereicherung bei der Arbeit am Buch. Ich freue mich, dass wir so die perlrot-Methode ganz sicher auch stark bereichert haben – ein schönes Beispiel, wie sich Wissensteilung positiv auswirkt.
Wo wir gerade bei Wissensteilung sind: Ihr habt für Euer Buch ja auch Experten mit ins Boot geholt, die einzelne Beiträge beigesteuert haben.
Das ist richtig. Uns wurde schnell klar, dass das Buch auch davon profitiert, wenn wir zusätzlich verschiedene Experten einbeziehen, um für die einzelnen Themen und mit Praxisbeispielen so auch die fachliche Expertise des Abschnittes zu untermauern. Die jeweiligen Beiträge sind dann bezüglich Inhalt und Schreibstil in enger Zusammenarbeit mit meist einer Autorin entstanden. Gerade bei den Anwendungsszenarien wollten wir bewusst Input und Beispielen von anderen. Ich habe mich insbesondere gefreut, dass ich neben Kunden und bekannten Größen aus meinem SharePoint-Netzwerk auch mehrere MMS-Kollegen und Ehemalige zur Mitarbeit gewinnen konnte: Ulf-Jost Kossol, Jürgen Mirbach, Sven Lindenhahn, Alexander Doehling, Erik Froemder, Katharina Simon sowie Stefan Ehrlich, Frank Wolf und Sandra Brückner.
Vielen Dank, Claudia!
Hier könnt Ihr schon einen ersten Blick ins Buch werfen:
- Verlagsseite zum Buch
- Weitere Beiträge im Netz zum Buch:
Willkommen in der neuen Arbeitswelt; Autoren: Steffi Gröscho, Dr. Claudia Eichler-Liebenow, Regina Köhler; Verlag: SCM 2015, 326 Seiten; 49,90 Euro; ISBN-13: 978-3940543431
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